Alexela: kuidas Wemply muutis personalitöö ja tasuarvestuse loogilisemaks

Wemply tarkvara on viimastel aastatel muutnud paljude ettevõtete personalitöö ja tööaja arvestuse korraldust lihtsamaks ja läbipaistvamaks. Üks sellistest ettevõtetest on Alexela AS, koos oma tütarfirmadega, kelle jaoks tähendas uue lahenduse kasutuselevõtt palju enamat kui lihtsalt süsteemivahetust, see oli samm tulevikku.

Rääkisime Alexela personalijuhi Marjut Engelbrechtiga, et teada saada, miks nad valisid just Wemply tarkvara. kuidas sujus üleminek uuele süsteemile ja millist väärtust see lahendus neile igapäevaselt annab.

Milline nägi välja tööajaarvestus enne Wemply tarkvara kasutuselevõttu?

Enne Wemply tarkvara kasutuselevõttu kasutas Alexela AS tööajaarvestuseks lahendust, mis täitis ära kõik põhifunktsioonid, kuid ei kasvanud enam koos ettevõttega. Uuendused venisid sageli kuudepikkuseks ja info liikus aeglaselt nii soovide kui ka nende teostuse tasandil.

"Meie jaoks, kui kiiresti kasvav ja mitmekesise struktuuriga organisatsioon, jäi varasem süsteem kitsaks," selgitas Marjut. "Lisaks ei toetanud see hästi meie erinevaid äriharusid, nagu näiteks logistika, teenindus ja kontoritöö."

Mis oli peamine põhjus või vajadus, mis ajendas teid otsima lahendust nagu Wemply?

Soov tuua ettevõttesse midagi kaasaegsemat ja paindlikumat oli peamine põhjus, miks hakati uut lahendust otsima. Esimesest tutvustusest alates sai selgeks, et Wemply personalihaldus suudab kohaneda Alexela AS-i erinevate üksuste vajadustega.

"Eriti oluline oli meie jaoks autovedude pool, mis vajab spetsiifilist arvestust ja paindlikkust," märkis Marjut. "Wemply paistis kohe silma oma loogilise ülesehituse ja sellega, et see ei ole jäik valmisprodukt, vaid midagi, mida saab kohandada meie tööprotsessidele vastavaks."

Kuidas kulges Wemply kasutuselevõtt, kas protsess oli lihtne ja arusaadav?

Nagu iga muudatuse puhul, esines ka siin mõningaid väiksemaid takistusi, kuid need ei olnud midagi ületamatud. Wemply on väga paindlik ja hästi läbimõeldud süsteem, mille puhul probleemidele leitakse kiiresti sobivad lahendused. Tagantjärele vaadates mõistame, et vanade struktuuride kopeerimine polnud kõige otstarbekam pigem oleks pidanud looma täiesti uue loogika juba algusest peale. Ka palgaarvestuse jaoks tehti spetsiaalne moodul ning kuigi alguses esines mõned küsimused, siis koostöös kahe suurepärase tiimi vahel said need kiirelt lahendatud. Esimene palgapäev uues süsteemis sujus suurepäraselt ja palgad laekusid õigeaegselt.

Millised konkreetsed muudatused või paranemised toimusid pärast Wemply kasutusele võtmist?

Wemply kasutuselevõtt tõi Alexelale kaasa mitmeid käegakatsutavaid muudatusi. Tööaja arvestus muutus paindlikumaks, võimalik on arvestada nii päeva- kui nädalapõhiselt. Samuti sai kogu personalitöö ühte kohta koondatud.
Meie jaoks oli suur samm edasi see, et lepingute haldus ja allkirjastamine toimub nüüd samas keskkonnas. Samuti saame pidada arvestust tööriiete, töövahendite ja muude detailide üle. Kõik on ühe süsteemi sees, mis teeb töö palju lihtsamaks ja selgemaks.

Aruandluses toimusid samuti suured edasiminekud. Kõik keskkonnas olevad andmed on hõlpsasti aruanneteks vormistatavad ning neid saab töödelda vastavalt vajadusele. Palgaarvestus ei pea enam käsitsi tabeleid täitma ega andmeid ühest süsteemist teise liigutama – tänu Wemply tarkvara automatiseeritusele on kogu töövoog kiirem ja loogilisem.

Kuidas on Wemply mõjutanud teie igapäevast töökorraldust või meeskonna tööd?

Üks suurimaid igapäevaseid võite oli see, et kadus ära vajadus dubleerivate tabelite ja käsitsi sisestuste järele. Sama andmeid ei pea enam mitmesse kohta panema, kõik toimub ühes loogilises ja läbipaistvas keskkonnas.

"Väga suur pluss on ka see, et tööaja arvestust saab jagada erinevate üksuste vahel lihtsalt ja ilma lisatoiminguteta. Samuti on kasutajaõiguste süsteem väga paindlik – igaüks näeb ja teeb ainult seda, mida vaja."

Veel olulisem on aga see, et Wemply ei ole staatiline süsteem – see areneb koos ettevõtte vajadustega. "Kui meil tekib uus vajadus, siis me ei kuule kunagi vastuseks 'ei'. Pigem hakatakse kohe koos lahendust otsima."

Mis oleks teie soovitus ettevõtetele, kes otsivad uusi lahendusi personalihalduseks?

Kui otsid lahendust, mis ei suru sind raamidesse, vaid tuleb sinu tööprotsessidele vastu, siis Wemply tarkvara on kindlasti väärt kaalumist.  Wemply pole lihtsalt süsteem, see on kaaslane, mis aitab ettevõttel kasvada, muutuda ja areneda, pakkudes samal ajal lihtsust, kiirust ja läbipaistvust kogu personalitöös.

Alexela AS hindab väga Wemply tiimi koostöövalmidust ja reageerimiskiirust. "Kui anname mõnele arendusele tähtajaks kaks kuud, siis enamik asju on valmis kahe nädalaga. Ja on ka olnud olukordi, kus jagame ideid koosolekul ja selle lõpuks on juba toimiv lahendus olemas," meenutas Marjut muheledes. See valmisolek kohaneda ja päriselt kuulata on Alexela jaoks üks suurimaid väärtusi.