Privaatsuspoliitika

Kellele ja millele poliitika kehtib?

Poliitika kehtib Wemply avaliku veebilehe külastajatele, meiega ühendust võtvatele inimestele ning inimestele, kes kasutavad Wemply platvormi või mobiilirakendust tööandja või muu kliendiorganisatsiooni kaudu.

Poliitika eristab Wemply enda töötlemist vastutava töötlejana ja kliendiorganisatsiooni nimel volitatud töötlejana tehtavat töötlemist. Kliendi platvormiandmete töötlemist reguleerivad lisaks kliendileping, andmetöötlusleping ja kliendi dokumenteeritud juhised.

Kes vastutab sinu andmete eest?

Veebilehe, müügi- ja üldiste kliendisuhete andmete vastutav töötleja on Wemply OÜ (registrikood 14261247), Kadaka tee 3/1, 10621 Tallinn, Eesti. Privaatsuspäringud saab saata aadressile info@wemply.com.

Kui kasutad Wemplyt oma tööandja või muu kliendiorganisatsiooni kaudu, on see organisatsioon töötajate isikuandmete vastutav töötleja ning määrab, miks ja kuidas andmeid töödeldakse. Wemply tegutseb tema volitatud töötlejana ja töötleb andmeid dokumenteeritud juhiste alusel. Organisatsiooni hallatava konto andmetega seotud taotlus esita esmalt oma tööandjale või konto administraatorile.

Veebilehe kaudu kogutavad isikuandmed

Saame suurema osa veebilehe andmetest otse sinult. Tehnilised kasutusandmed tekivad veebilehe kasutamisel automaatselt ning valikulisi analüütikaandmeid kogume ainult pärast vastava nõusoleku saamist.

• Kontakt- ja demopäringud. Nimi, tööalane e-post, ettevõte, töötajate arvu vahemik, peamine huvi, vabatahtlik telefoninumber, valitud keel ning sõnumi sisu.
• Suhtlusandmed. E-kirjad, vestlused, klienditoe päringud ja nendega seotud järeltegevused.
• Tehnilised andmed. IP-aadress, brauseri ja seadme põhiandmed, päringu aeg, külastatud URL, viitaja ning turva- ja vealogide andmed.
• Kasutus- ja kampaaniaandmed. Lehe keel ja teekond, CTA-de kasutus, UTM-i või muu kampaania allikas ning analüütika sündmused, kui oled analüütikaga nõustunud.
• Nõusolekuandmed. CookieYesi nõusoleku ID, kategooriavalikud ja valiku aeg, et saaksime sinu eelistusi rakendada ja vajaduse korral nõusolekut tõendada.

Wemply platvormi ja mobiilirakenduse andmed

Kui kasutad Wemply platvormi või mobiilirakendust oma tööandja kaudu, on töötajate isikuandmete vastutav töötleja sinu tööandja ning Wemply tegutseb tööandja juhiste alusel volitatud töötlejana. Tööandja määrab töötlemise eesmärgid ja õigusliku aluse, kasutatavad funktsioonid, juurdepääsuõigused ning säilitamisajad. Wemply töötleb andmeid kliendilepingu, andmetöötluslepingu ja tööandja dokumenteeritud juhiste kohaselt.

Töödeldavate andmete täpne koosseis sõltub tööandja valitud funktsioonidest ja seadistustest, kasutaja rollist ning seadme lubadest. Kõiki allpool nimetatud andmeliike ei koguta iga kasutaja kohta.

• Töötaja- ja kontoandmed. Nimi, kontaktandmed, tööandja edastatud isikukood või muu tunnus, töösuhte ja organisatsiooniga seotud andmed, roll, üksus ning konto-, autentimis- ja juurdepääsuandmed. Neid andmeid kasutatakse kasutaja tuvastamiseks, ligipääsu haldamiseks ja tööandja personaliprotsesside toetamiseks.
• Tööaja- ja puudumisandmed. Tööaja kirjed, taimeri sündmused ning vastavate funktsioonide kasutamisel graafikud, vahetused, puhkused, puudumised, kinnitused ja seotud märkused. Neid andmeid kasutatakse tööaja, graafikute, puudumiste ja aruandluse haldamiseks.
• Asukohaandmed. Seadme asukoht taimeri kasutamise ajal, kui tööandja on asukohafunktsiooni sisse lülitanud ja rakendusel on vajalik seadme luba. Asukohta kasutatakse tööajakirje sidumiseks töökoha või objektiga vastavalt tööandja seadistusele.
• Palga- ja pangaandmed. Tasuliigid, palga- ja maksuandmed, kinnipidamised, hüvitised, pangakonto andmed, palgalehed ning maksete, raamatupidamiskannete või aruannete koostamiseks vajalik teave, kui tööandja kasutab vastavaid funktsioone.
• Failid ja pildid. Profiilipilt ning platvormile lisatud või rakenduse kaudu üles laaditud dokumendid, failid ja fotod. Neid kasutatakse töötaja profiili, dokumendihalduse ning tööandja valitud personali- või tööprotsesside jaoks.
• Push-teavituse ja seadme andmed. Rakenduse või seadmega seotud push-teavituse tunnus, teavituseelistused ning rakenduse, operatsioonisüsteemi ja seadme põhiandmed, mida on vaja teenuseteavituste suunamiseks ja edastamiseks.
• Tehnilised ja turvaandmed. IP-aadress, rakenduse versioon ning seansi-, autentimis-, tegevus-, auditi-, turva-, diagnostika- ja vealogiandmed, mida on vaja teenuse käitamiseks, kaitsmiseks ja toetamiseks.
• Eriliiki isikuandmed. Puudumiskirjed või üles laaditud failid võivad sisaldada terviseandmeid või muid eriliiki isikuandmeid, kui tööandja on sellise kasutuse lubanud ja tal on selleks õiguslik alus. Wemply töötleb neid andmeid üksnes tööandja dokumenteeritud juhiste alusel; tööandja vastutab töötlemise vajalikkuse, õigusliku aluse, töötajate teavitamise ja juurdepääsupiirangute eest.

Valikuline Wemply AI-assistent

AI-assistent on kliendi jaoks valikuline funktsioon. Selle peab sisse lülitama kliendi volitatud administraator, kes määrab ka kasutuspiiri. Funktsiooni sisselülitamine on kliendi dokumenteeritud juhis Wemplyle töödelda kliendiandmeid AI-funktsiooni osutamiseks kliendilepingu ja andmetöötluslepingu alusel. Klient jääb vastutavaks töötlejaks ning Wemply tegutseb tema volitatud töötlejana.

Iga päringu puhul võib assistent töödelda kasutaja küsimust, vastamiseks minimaalselt vajalikku kliendiandmete konteksti kasutaja olemasolevate juurdepääsuõiguste piires, loodud vastust ning kliendi seadistuse korral seotud vestlusajalugu. Wemply töötleb ka päringute arvu, ajatempleid, kasutuskulu, mudeli või seadistuse andmeid ning turva- ja diagnostikaandmeid, mida on vaja funktsiooni pakkumiseks, arveldamiseks, kaitsmiseks ja veaotsinguks.

AI-vastus genereeritakse Amazon Bedrocki kaudu AWS-i Euroopa Liidu regioonides andmetöötluslepingu alusel. AWS ega mudelipakkujad ei kasuta küsimusi, kliendiandmete konteksti ega vastuseid AI-mudelite treenimiseks või peenhäälestamiseks. Kliendi sisu ei avaldata mudelipakkujatele. Funktsiooniga seotud säilitamist kirjeldab allpool olev säilitamise jaotis.

Assistent on mõeldud faktilise teabe leidmiseks, selgitamiseks ja kokkuvõtmiseks. See ei ole mõeldud töötajate hindamiseks või profileerimiseks, töötajate käitumise või tulemuslikkuse ennustamiseks, töösuhtega seotud otsuste soovitamiseks ega õigusliku või samaväärselt olulise mõjuga automatiseeritud otsuste tegemiseks. AI-assistendi loodud vastus võib olla puudulik või ebatäpne ning inimene peab selle enne personali-, palga-, õigus-, finants- või muu olulise otsuse tegemist üle kontrollima.

• Andmeminimaalsus ja juurdepääsuõigused. Assistent võib pärida ainult küsimuse jaoks asjakohaseid andmeid, millele kasutajal on Wemplys juba juurdepääs. AI sisselülitamine ei anna kasutajale täiendavaid juurdepääsuõigusi.
• Tundlikud, palga- ja pangaandmed. Tervise- või muid eriliiki isikuandmeid, palgaandmeid või pangakonto andmeid võib töödelda ainult siis, kui need on volitatud päringule vastamiseks asjakohased, kasutajal on neile ligipääs ning kliendil on õiguslik alus ja ta on sellise kasutuse lubanud.

Veebilehe andmete töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused

Wemply ei tee selle veebilehe andmete põhjal automatiseeritud otsuseid, millel oleks sinu suhtes õiguslik või samaväärselt oluline mõju.

• Päringule vastamine ja demo korraldamine. Töötleme andmeid sinu soovil lepingu sõlmimisele eelnevate sammude tegemiseks ning oma õigustatud huvis müügi- ja kliendisuhet hallata.
• Veebilehe töökindlus ja turvalisus. Kasutame hädavajalikke tehnilisi andmeid oma õigustatud huvis teenust käitada, vigu lahendada ja väärkasutust ennetada.
• Funktsionaalsed tööriistad ja analüütika. Intercomi vestlus ning Google Analyticsi märgendid aktiveeritakse vastava küpsisekategooria nõusoleku alusel.
• Turundus. Saadame elektroonilist turundust nõusoleku või muu kohaldatava õiguse alusel. Igas sõnumis saad loobuda ning õigustatud huvile tuginevale otseturundusele alati vastuväite esitada.
• Õigusnõuete täitmine. Säilitame või avaldame andmeid, kui seda nõuab seadus, ametlik korraldus või meie õigusnõuete koostamine, esitamine või kaitsmine.

Kellega andmeid jagame?

Anname andmetele ligipääsu ainult ulatuses, mis on vajalik konkreetse ülesande täitmiseks. Teenusepakkujad peavad isikuandmeid kaitsma ja töötlema neid kokkulepitud eesmärgil. Platvormi alltöötlejatele kehtivad lepingulised kaitsemeetmed; ajakohane teave on kliendi andmetöötluslepingus ja Wemply usalduskeskuses. Wemply ei müü isikuandmeid.

• Wemply volitatud töötajad müügi-, turundus-, juurutus-, klienditoe-, IT- ja turvatiimides, kelle rollipõhine ligipääs piirdub nende tööülesannetega;
• kliendiorganisatsioon ja selle volitatud kasutajad kontode haldamiseks ning kliendi valitud personali-, tööaja- ja palgaprotsesside läbiviimiseks;
• pilvetaristu, salvestuse, varunduse, sisuedastusvõrgu ja turvateenuste pakkujad veebilehe, platvormi ja mobiilirakenduse pakkumiseks, hooldamiseks ning kaitsmiseks;
• push-teavituste edastamise teenusepakkujad teenuseteavituste suunamiseks push-teavituse tunnuse abil;
• Amazon Web Services EMEA SARL ja Amazon Bedrock AI-vastuse genereerimiseks EL-i regioonides, kui klient lülitab AI-assistendi sisse; kliendi sisu ei avaldata mudelipakkujatele ning AWS ega mudelipakkujad ei kasuta seda AI-mudelite treenimiseks või peenhäälestamiseks;
• kliendi valitud liidesed ja vastuvõtvad süsteemid kui klient lubab ühenduse või andmeedastuse;
• CookieYes küpsisevalikute ja nõusolekuhalduse jaoks;
• Google Analytics Google Tag Manageri kaudu ainult analüütikanõusoleku järel;
• Intercom ainult funktsionaalse nõusoleku järel vestluse ja kliendisuhtluse võimaldamiseks;
• nõustajad, audiitorid ja ametiasutused kui see on vajalik õigusnõude, auditi või seadusest tuleneva kohustuse tõttu.

Rahvusvahelised andmeedastused

Mõne tehnoloogiapakkuja teenuse osutamine võib hõlmata andmete töötlemist väljaspool Euroopa Liitu või Euroopa Majanduspiirkonda. Sellisel juhul peab edastus põhinema GDPR-i V peatükis lubatud alusel ja asjakohastel kaitsemeetmetel. Teavet konkreetse teenusepakkuja kehtiva asukoha ja edastusmehhanismi kohta saab küsida aadressilt info@wemply.com.

Kui kaua andmeid säilitame?

Säilitame andmeid ainult nii kaua, kui neid on vaja kirjeldatud eesmärgil, võimaliku õigusnõude kaitsmiseks või seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks.

• Kontakt- ja demopäringud. Kui kliendisuhet ei teki, kustutame või anonümiseerime need üldjuhul hiljemalt kahe aasta jooksul pärast viimast sisulist kontakti.
• Turundusandmed. Säilitame neid kuni nõusoleku tagasivõtmise, vastuväite või eesmärgi lõppemiseni; keeldumise kirjet võime hoida edasiste saadetiste vältimiseks.
• Nõusoleku- ja turvalogid. Säilitame neid nii kaua, kui see on vajalik valikute rakendamiseks, nõusoleku tõendamiseks, turvaintsidentide uurimiseks või õigusnõude kaitsmiseks.
• Kliendi platvormi- ja rakenduseandmed. Säilitamine toimub tööandja juhiste ja säilitusreeglite, kliendilepingu, andmetöötluslepingu ning kohaldatavate õiguslike kohustuste järgi. Wemply tagastab, kustutab või anonümiseerib andmed nende juhiste ja lepingu lõpetamise tingimuste kohaselt. Rakenduse eemaldamine seadmest ei kustuta tööandja kontol olevaid andmeid ega tavapärase varundustsükli lõpuni säilivaid varukoopiaid.
• AI-assistendi andmed. Wemply säilitab küsimusi, kasutatud kliendiandmete konteksti, loodud vastuseid, valikulist vestlusajalugu ning seotud kasutus- ja turvakirjeid ainult kliendi seadistuste ja dokumenteeritud juhiste, andmetöötluslepingu, arveldamisvajaduse ning kohaldatavate õiguslike kohustustega määratud aja jooksul. AWS-i andmetöötlusele AI-vastuse genereerimise ajal, sealhulgas turvalisuse või väärkasutuse ennetamiseks vajalikule võimalikule piiratud säilitamisele, kehtivad Amazon Bedrocki kasutatava seadistuse ja teenusetingimused. Säilitamine ei anna AWS-ile, mudelipakkujatele ega Wemplyle õigust kasutada seda sisu AI-mudelite treenimiseks või peenhäälestamiseks.

Millised on sinu andmekaitseõigused?

Sõltuvalt olukorrast saad taotleda juurdepääsu oma andmetele, nende parandamist või kustutamist, töötlemise piiramist, andmete ülekandmist ning esitada vastuväite. Nõusoleku saad igal ajal tagasi võtta, ilma et see mõjutaks varasema töötlemise õiguspärasust.

Platvormi või mobiilirakenduse kaudu töödeldavate töötajaandmete puhul pöördu esmalt oma tööandja või organisatsiooni administraatori poole. Wemply aitab tööandjal sellistele taotlustele vastata. Andmete puhul, mille vastutav töötleja on Wemply, kirjuta info@wemply.com. Enne andmete avaldamist võime paluda sinu isikut mõistlikul viisil kinnitada. Vastame GDPR-is ette nähtud tähtaja jooksul.

Küpsised ja sarnased tehnoloogiad

Hädavajalikud küpsised hoiavad veebilehe ja nõusolekuhalduse töös. Funktsionaalseid, analüütilisi ja reklaamiküpsiseid kasutame ainult pärast sinu vastava valiku saamist. Täpsemad kategooriad, teenused, kestused ja valikute muutmise juhised leiad küpsiste poliitikast.

Kuidas andmeid kaitseme?

Rakendame riskile vastavaid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, sealhulgas ligipääsupiiranguid, turvalist andmeedastust, logimist, varundamist ja intsidentide käsitlemise protsesse. Wemply infoturbe juhtimissüsteem on sertifitseeritud standardi ISO/IEC 27001:2022 järgi. Vaata sertifikaati (PDF) ning kontrollide infot Wemply usalduskeskusest.

AI-assistent rakendab kasutaja olemasolevaid Wemply juurdepääsuõigusi ja on kavandatud saatma Amazon Bedrockile ainult päringu jaoks vajalikku konteksti. Logime ja seirame kasutust funktsiooni kaitsmiseks, intsidentide uurimiseks ning kliendi toetamiseks.

Poliitika muudatused ja kontakt

Uuendame poliitikat, kui muutuvad meie teenused, AI-funktsioonid, kasutatavad tehnoloogiad või õigusnõuded. Avaldame kehtiva versiooni sellel lehel ja muudame ülal toodud kuupäeva. Olulistest muudatustest teavitame sobival viisil; pelgalt veebilehe, platvormi, rakenduse või AI-assistendi kasutamist ei käsitata uueks nõusolekuks.

Privaatsuspäringud: info@wemply.com. Üldine klienditugi: support@wemply.com. Postiaadress: Wemply OÜ, Kadaka tee 3/1, 10621 Tallinn, Eesti.