Tööajaarvestus Cleveronis: teekond käsitööst nutika lahenduseni
Cleveron on Eesti tehnoloogiaettevõte, mis arendab ja toodab pakiroboteid ning pakiautomaate, et muuta veebiostude väljastamine automatiseerituks ning pakkuda kasutajatele innovaatilist ostukogemust. Ettevõtte igapäevane tegevus eeldab hästi toimivaid protsesse, selget töökorraldust ning sujuvat koostööd eri osakondade vahel. Just seetõttu on ka personalihaldusel ja tööajaarvestusel oluline roll – need peavad toetama nii töötajaid kui ka juhte ning olema sammu võrra ees ettevõtte kasvust ja arengust.
Cleveronis vastutab personaliprotsesside eest Hele Lääts, personalispetsialist, kelle igapäevatöö keskmes on töötajate heaolu, sujuvad HR-protsessid ning efektiivsete lahenduste juurutamine. Tema eesmärk on luua süsteem, mis oleks ühtaegu loogiline, kasutajasõbralik ja toetaks ettevõtte arengut pikemas perspektiivis. Just sellest vajadusest sündis ka otsus vaadata üle senine tööajaarvestuse ja personalihalduse korraldus ning leida lahendus, mis vastaks ootustele.
Järgnevalt jagab Hele oma kogemust sellest, milline oli töökorraldus enne Wemply kasutuselevõttu, miks otsustati muudatuse kasuks ning kuidas on uus süsteem mõjutanud Cleveroni igapäevatööd.
Milline nägi välja tööajaarvestus enne Wemply kasutuselevõttu?
Enne Wemply kasutuselevõttu oli meie tööajaarvestus ja puhkuste haldus killustunud mitme erineva lahenduse vahel. Osa infot asus majandustarkvaras, osa Exceli tabelites ning osa eraldi platvormidel, mida haldas personaliosakond. Selline süsteem küll töötas, kuid oli ajamahukas ja ebaefektiivne.
Kõige suurem murekoht oli info kättesaadavus. Töötajatel endil puudus otsene ülevaade oma puhkusejääkidest, puhkusegraafikutest või muudest personaliandmetest. Kui keegi soovis puhkust planeerida, midagi muuta või üle kontrollida, tuli pöörduda juhi või HR-i poole. See omakorda tähendas lisatööd personaliosakonnale ja ooteaega töötajale.
Lisaks tekitasid käsitsi hallatavad tabelid paratamatult olukordi, kus info ei olnud alati ajakohane.
Just see killustatus ja ajakulu andsidki tõuke hakata otsima paremat lahendust.
Miks tekkis vajadus uue tööajaarvestuse ja personalilahenduse järele?
Aja jooksul kasvas ettevõte ning koos sellega ka vajadus süsteemsema ja töötajasõbralikuma personalihalduse järele. Soovisime vähendada käsitsi tehtavat tööd, automatiseerida protsesse ning muuta info liikumine selgemaks ja kiiremaks.
Oluline oli ka see, et töötajad saaksid rohkem iseseisvust. Tahtsime lahendust, kus töötaja saab ise vaadata oma puhkusejääki, esitada taotlusi, jälgida graafikuid ning hallata enda andmeid ilma, et peaks iga kord personaliosakonna poole pöörduma.
Kuna Cleveron on Eesti ettevõte, oli meie jaoks tähtis ka see, et tarkvara oleks loodud kohaliku turu vajadusi silmas pidades. Soovisime toetada Eesti ettevõtlust ning valida partneri, kes mõistab meie töökorraldust ja seadusandlust.
Katsetasime mitmeid erinevaid lahendusi, tutvusime demodega ning pidasime kohtumisi erinevate tarkvarapakkujatega. Lõpuks jõudsime Wemply – lahenduseni, mis vastas kõige paremini meie ootustele nii funktsionaalsuse, kasutusmugavuse kui ka paindlikkuse poolest.
Miks valisime just Wemply?
Wemply eristus teistest eelkõige oma loogilise ülesehituse ja paindlikkuse poolest. Meie jaoks oli oluline, et platvorm ei oleks jäik, vaid võimaldaks arendusi vastavalt meie vajadustele.
Meile meeldis, et:
süsteem on kasutajasõbralik;
töötaja vaade on selge ja lihtne;
erinevaid mooduleid saab lisada järk-järgult;
on võimalik luua ettevõttesiseseid lahendusi ja vorme;
kogu info koondub ühte keskkonda.
Lisaks mängis suurt rolli ka koostöö Wemply meeskonnaga. Juba esimestest kohtumistest alates oli selge, et tegemist on partneriga, kes päriselt kuulab ja aitab lahendusi leida, mitte ei paku lihtsalt valmis toodet.
Kuidas kulges Wemply kasutuselevõtt?
Wemply juurutus kulges meie jaoks üllatavalt sujuvalt. Otsustasime alustada kõige olulisemast ehk puhkuste haldusest ning liikuda sealt edasi teiste funktsioonide juurde.
Seadsime eesmärgiks, et esmalt peab tööle hakkama põhipuhkuste süsteem koos meie ettevõtte eripärade ja reeglitega. Kogu see protsess võttis aega ligikaudu ühe kuu. Selle aja jooksul:
panime paika vajadused,
seadsime üles puhkuse reeglid,
testisime süsteemi,
viisime läbi töötajate koolituse.
Wemply meeskond oli kogu selle protsessi vältel väga toetav. Esimesed seadistused tegime koos ning hiljem saime juba iseseisvalt edasi tegutseda. Platvormi loogika oli arusaadav ning ei nõudnud keerulisi juhendeid ega pikka harjumisperioodi.
Kui töötajad said ligipääsud, oli üleminek sujuv ning tagasiside positiivne. Kasutajad said süsteemiga kiiresti hakkama ning küsimusi tekkis üksikuid.
Millised muutused toimusid pärast Wemply kasutuselevõttu?
Kõige suurem muutus oli ajavõit. Kui varem kulus palju aega manuaalsele tööle, siis nüüd on kõik koondatud ühte keskkonda.
Wemplys on meil täna:
tööajaarvestus ja graafikud
puhkuste haldus
tööohutuse ja töökeskkonna info
juhendamised ja väljaõpped
dokumentide kinnitamine
töövahendite arvestus
koolituste haldus
arenguvestlused
avalduste esitamine
automatiseeritud teavitused nii lõppevast katseajast, sünnipäevadest, tööjuubelitest ja muudest olulistest dokumentidest
Kõik see on töötajale nähtav ühest kohast. Näiteks saab töötaja näha, millised töövahendid talle on väljastatud ning kinnitada need ühe klikiga. Samuti on võimalik jälgida koolitusi, nende staatust ning vajadusi.
Üheks suureks arenguks oli ka arenguvestluste viimine Wemplysse. Nüüd toimub kogu protsess ühtsel platvormil – küsimustikest kuni märkmete ja kokkuvõteteni. Arenguvestluste käigus esile kerkinud koolitusvajadused jõuavad automaatselt HR-i.
Meil on täna töölepingute haldus ja allkirjastamine eraldi dokumendihaldusplatvormil. Wemply arendamine meie jaoks jätkub, sest võimalusi on palju, mida viia ühtsesse keskkonda.
Kuidas on Wemply mõjutanud igapäevast töökorraldust?
Wemply on oluliselt parandanud koostööd HR-i, juhtide ja töötajate vahel. Info liigub kiiremini, on paremini struktureeritud ning alati kättesaadav.
Eriti oluline on olnud:
selge õiguste haldus
andmete turvalisus
ligipääs ainult vajalikele andmetele
integratsioon majandustarkvaraga läbi API
Isikuandmete kaitse on meie jaoks kriitilise tähtsusega ning Wemply võimaldab väga täpselt seadistada, kes mida näeb. See annab kindlustunde, et andmed on hoitud turvaliselt ja vastavad kõikidele nõuetele.
Samuti on suur väärtus see, et töötajad saavad ise palju asju teha – esitada avaldusi, vaadata andmeid, jälgida oma puhkuseid, samas saada meeldetuletusi saabuvast puhkusest. See vähendab personaliosakonna koormust ja annab töötajatele rohkem iseseisvust ning läbipaistvust.
Paindlikkus ja kohandatavus kui suurim väärtus
Üks Wemply suurimaid plusse on kindlasti paindlikkus. Meil on võimalik ise luua:
erinevaid avaldusi
haldustabeleid
ankeete ja küsimustikke
lisavälju
ettevõttesiseseid protsesse ja kinnitusringe
See tähendab, et me ei pea kohandama oma töökorraldust tarkvara järgi, vaid tarkvara töötab meie vajaduste järgi. See on eriti oluline ettevõttes, kus protsessid ajas arenevad ja muutuvad.
Mida ütleksime teistele ettevõtetele?
Kui kaalute tööajaarvestuse ja personalihalduse uuendamist, siis meie soovitus on kindlasti see teekond ette võtta. Hästi toimiv süsteem ei ole kulu, vaid investeering, mis tasub end kiiresti ära.
Wemply suurimad tugevused meie kogemuse põhjal on:
kasutajasõbralikkus
moodulite paindlikkus
hea kasutajatugi
loogiline ülesehitus
pidev areng
Kui otsite lahendust, mis aitab korrastada tööajaarvestust, muuta protsessid läbipaistvamaks ning vähendada käsitööd, siis Wemply on väga hea valik.