DHL Eesti – Wemply tööajaarvestus tõi vajaliku muutuse
DHL Logistics Estonia AS on rahvusvaheline ettevõte, mis tegutseb enam kui 220 riigis ning mille töö katkeb endas tuhandeid saadetisi ja liikuvat tööjõudu üle kogu Eesti. Nii suures ja tempokas organisatsioonis peavad sisemised protsessid olema täpsed, sujuvad ja ajakohased. Just tööajaarvestuse valdkond oli see, kus Anneli Tõnissoo ja tema meeskond tundsid vajadust muutuseks. Selles loos räägib Anneli, miks senine süsteem enam ei toiminud, kuidas kulges üleminek ning millist mõju on avaldanud Wemply tööajaarvestus kogu ettevõtte töökorraldusele.
Vajadus muutusteks:
Soovisime kaasaegsemat ja meie vajadusi toetavat lahendust. Seoses palga- ja personalitarkvara muudatusega tahtsime automatiseerida palgaarvestust. Varem kasutusel olnud tarkvaral puudus valmislahendus liidestamiseks. Registreerimata unustatud tööaaegade ja puhkusepäevade info kontrollimine oli tiimijuhtide ning personaliosakonna jaoks liiga ajamahukas. Tundsime, et vajame paremat ülevaadet tööaegadest. Seepärast otsustasime, et on aeg muuta oma lähenemist tööajaarvestusele. Alustasime erinevate võimaluste kaardistamisega ning üsna pea jõudsime Wemplyni.
Wemply juurutamine: lihtne, toetatud ja loogiline protsess
Uue tarkvara juurutamine võib tekitada ebakindlust, kas süsteem on piisavalt kasutajasõbralik, kui palju vajab see koolitust ja kas meeskond võtab selle omaks? Meie kogemus Wemplyga oli igati positiivne. Wemply meeskond toetas meid kogu juurutusprotsessi vältel. Koolitati meie ettevõtte võtmekasutajad ja selgitati põhjalikult, kuidas erinevad funktsioonid töötavad. Küsimustele reageeriti kiiresti ning saime alati vajalikku tuge. Ka nüüd ei ole me jäänud üksi, Wemply tiim on olnud jätkuvalt abivalmis ja koostöövalmis.
Tulemused: praktilised muudatused, mis andsid kiirelt tunda;
1. Liidestamine palgatarkvara ja puhkusehaldussüsteemiga
Üks suurimaid võite oli võimalus siduda Wemply meie olemasoleva palgatarkvara ning puhkusehaldussüsteemiga. See tähendas, et tööajatabelid ei jäänud enam eraldi "saareks", vaid liikusid sujuvalt palgaarvestusse. Automatiseeritud protsessid vähendasid vigade riski ja säästsid oluliselt aega.
2. Wemply tööajaarvestuse mobiilirakendus andis paindlikkuse
Meie töötajatel on nüüd võimalik registreerida tööaegu ka kodukontorist või liikvel olles, otse mobiilirakendusest. See on eriti mugav neile, kes ei tööta igapäevaselt kontorilaua taga. Ka tiimijuhid saavad kiiresti ja mugavalt tööaegasid kinnitada, mis muudab kogu protsessi kiiremaks ja läbipaistvamaks.
3. Laojuhataja uus töövahend
Meie laojuhataja hakkas kasutama Wemplyt tööriiete haldamiseks. See annab parema ülevaate, millised tööriided on kellelgi välja jagatud, ning aitab tagada varustuse olemasolu ja korrasoleku. Tegu ei ole küll Wemply peamise funktsiooniga, kuid tarkvara paindlikkus võimaldab seda.
Mõju igapäevatööle;
Kõige märgatavam muutus pärast Wemply kasutuselevõttu oli üldine töökorralduse lihtsustumine. Palgaarvestaja töökoormus vähenes, sest andmed liikusid süsteemide vahel automaatselt, mis välistas inimliku eksimuse võimaluse. Töötajad said reaalajas ülevaate tööaegadest, puhkustest ja kohalolekust. Mobiilirakenduse kasutusele võtmine andis töötajatele parema ülevaate ja vastutuse oma tööaja registreerimise üle. Tänu läbipaistvusele ning info paremale kättesaadavusele kogu organisatsioonis vähenesid küsimused tööeaegade ja puhkusepäevade osas.
Õppetunnid ja soovitused teistele ettevõtetele;
Meie kogemus näitab, et tööajaarvestussüsteemi vahetamine võib tunduda esialgu keerukas, kuid hea planeerimise ja õige partneri puhul toob see kiireid ja käegakatsutavaid tulemusi. Wemply ei ole lihtsalt tööajaarvestustarkvara, see on mitmekülgne tööriist, mida saab kohandada väga erinevate töökorralduste jaoks. Wemply tööajaarvestus sobib kindlasti ettevõtetele, kus töö toimub mitmes asukohas korraga näiteks ehitussektoris, logistikas või hooldusteenuste valdkonnas. "Objektide" funktsioon võimaldab tööaega siduda konkreetsete projektide või töökohtadega, mis muudab hilisema analüüsi ja aruandluse lihtsamaks. Ka väikeettevõtetele, kus töö käib hajusalt või paindlikult, on Wemply hea lahendus. Tänu mobiilirakendusele ei ole vaja muretseda selle pärast, kas töötaja asub parasjagu kontoris või kliendi juures, süsteem töötab kõikjal.
Kokkuvõtteks;
Wemply tööajaarvestus tõi meie töökorraldusse selguse, lihtsuse ja parema ülevaate. See on aidanud meil keskenduda rohkem sisulisele tööle, mitte ajamahukale andmesisestusele ja kontrollile. Samuti on see andnud töötajatele rohkem vastutust, mis omakorda toetab meie organisatsioonikultuuri.
Wemply on tarkvara, mis päriselt töötab ja kohandub ettevõtte vajadustega, ega ole ainult tehniline valik – see on strateegiline otsus, mis mõjutab kogu organisatsiooni toimimist. Meie valik Wemply kasuks oli õige otsus ning soovitame seda hea meelega ka teistele, kes otsivad tööajaarvestusele nutikamat lahendust.