Eagle Visioni kogemus Wemply tööajaarvestus- ja personalihaldustarkvaraga

Eagle Vision on Eesti optika ettevõte, mille arengut on viimastel aastatel kujundanud mitmed olulised struktuurimuudatused. Tallinna Optika ja Eagle Visioni ühinemine ning liitumine Silmäasema grupiga lõid tugeva aluse edasiseks kasvuks, kuid tõid kaasa ka vajaduse ühtlustada sisemisi tööprotsesse.

Mitme ettevõtte ühendamisel ei liitu ainult inimesed ja brändid, vaid ka erinevad tööviisid, süsteemid ja harjumused. Just personalihaldus ja tööajaarvestus olid valdkonnad, kus killustatus sai kiiresti ühinenud ettevõtete igapäevatöö sujuvusele takistuseks. Edasise arengu toetamiseks vajasime ühtset, läbipaistvat ja töökindlat lahendust, mis aitaks protsesse lihtsustada ja tuua selgust ning ühtsust kogu organisatsiooni toimimisse. Selle lahenduse otsing viis meid Wemplyni.

1. Milline nägi välja personalihaldus enne Wemply kasutuselevõttu?

Enne Wemply kasutuselevõttu puudus ettevõttel ühtne personalihalduse süsteem. Mõlemas ettevõttes olid kasutusel palgaarvestusprogrammid, mis ei katnud ühel hetkel enam tegelikke HR-vajadusi. Selline töökorraldus oli eraldiseisvate ettevõtetena tegutsedes mõistetav, kuna töötajate arv oli enne liitumist väiksem. Suur osa infost paiknes Exceli tabelites, mida haldasid erinevad inimesed vastavalt oma harjumustele.

Kahe ettevõtte ühendamisel jäid paralleelselt kasutusse erinevad lahendused, mis ei olnud omavahel seotud. Hiljem, kui võeti kasutusele ühtne raamatupidamisprogramm, tuli andmed taas erinevatest allikatest kokku koguda ja uude süsteemi üle kanda, mis tähendas lisatööd ja katkestusi andmete järjepidevuses.

Töötajate vaates oli suurim puudus ligipääsu puudumine oma andmetele. Puhkuste haldamine, avalduste esitamine või dokumentide ülevaatamine eeldas suhtlust personali- ja raamatupidamisosakonnaga, mis omakorda tekitas ajakulu ja sõltuvust teistest osapooltest.

2. Mis oli peamine põhjus või vajadus, mis ajendas teid otsima uut personali/tööajaarvestus- lahendust?

Peamine vajadus tulenes ettevõtte kasvupüüdlustest, soovist arendada andmepõhist juhtimist ning liitumisest Silmäasema grupiga. Oli selge, et senine, suuresti käsitsi ja Exceli tabelitelpõhinev lähenemine ei ole enam jätkusuutlik.

Eesmärk oli luua ühtne süsteem, mis koondaks tööajaarvestuse ja personalihalduse ühte keskkonda ning looks selge ja mõõdetava töökorralduse. Oluline oli vähendada käsitööd, minimeerida vigade tekkimise ohtu ning tagada andmete järjepidevus.

Lisaks oli oluline integreerida personaliprotsessid terviklikult ettevõtte ülejäänud protsessidega. Uue personalihaldussüsteemi integreerimine raamatupidamissüsteemiga muutis tööprotsessid tõhusamaks ja vähendas dubleerimist. Samuti saab Wemplys nüüd süsteemselt hallata näiteks tervisekontrolle, puhkuseid ja puudumisi.

3. Kuidas kulges Wemply kasutuselevõtt teie jaoks – kas protsess oli lihtne ja arusaadav?

Wemply juurutamine oli protsess, mis nõudis nii aega kui ka teadlikku muutuste juhtimist. Nagu uute süsteemide puhul sageli juhtub, kaasnes alguses teatav ettevaatlikkus ja skepsis ning töötajad tundsid ebakindlust oma oskuste piisavuse ning uue süsteemi kasutusmugavuse osas.

Ülemineku sujuvaks muutmisel mängisid võtmerolli koolitused ja pidev tugi Wemply tiimi poolt. Töötajatele anti võimalus süsteemiga samm-sammult harjuda. Oluline oli ka see, et lahendust ei võetud kasutusele jäiga standardina, vaid seda arendati koostöös Wemply meeskonnaga vastavalt ettevõtte vajadustele ning see jätkub tänaseni.

4. Millised konkreetsed muudatused või paranemised toimusid pärast Wemply kasutusele võtmist?

Pärast Wemply kasutuselevõttu tekkis personalihalduses selge struktuur. Kõik tööajaarvestuse ja personalihaldusega seotud protsessid koondusid ühte keskkonda, mis muutis info kättesaadavaks, ajakohaseks ja jälgitavaks.

Töötajatel on nüüd võimalik iseseisvalt hallata oma puhkuseid, esitada avaldusi ning jälgida oma andmeid. See vähendab sõltuvust erinevatest osapooltest ning kiirendab igapäevaseid protsesse.

Personalihaldus hakkas ühtselt toimima uue kasutusele võetud raamatupidamistarkvaraga, mis vähendas käsitsi andmesisestust ja vigade tekkimise riski. 

Lisaks on muutunud süsteemsemaks tervisekontrollide ja muu personaliga seotud info haldamine. Kui varem oli see hajutatud ja manuaalne, siis nüüd on protsessid selgelt struktureeritud ning jälgitavad.

Suurim muutus puudutas tööajaarvestust, mis on nüüd oluliselt täpsem, kuna Wemplys on töölepinguseaduse- ja arvutusloogika süsteemi sisse ehitatud.

5. Kuidas on Wemply mõjutanud teie igapäevast töökorraldust või meeskonna tööd?

Igapäevane töökorraldus on muutunud sujuvamaks ja läbipaistvamaks. Töötajad saavad vajalikke toiminguid teha iseseisvalt ning info on neile alati kättesaadav.

Juhtide jaoks tähendab see paremat ülevaadet tööajast, graafikutest ja ressursside planeerimisest. Otsuseid saab teha täpsema ja ajakohasema info põhjal.

Personalitöö on liikunud operatiivsest käsitööst rohkem strateegilisele tasandile. Aja, mis varem kulus Excelite haldamisele ja korduvatele küsimustele vastamisele, saab nüüd suunata väärtuslikematesse tegevustesse.

Üheks olulisimaks tugevuseks on Wemply paindlikkus. Süsteem ei ole staatiline, vaid areneb koos ettevõtte vajadustega. See võimaldab kohandada protsesse, lisada uusi funktsionaalsusi ning hoida lahendus ajakohasena ka tulevikus.

6. Mida ütleksite teistele ettevõtetele, kes kaaluvad Wemply kasutuselevõttu?

Ettevõtted, kes seisavad silmitsi ühinemistega, peaksid varakult mõtlema ühtse lahenduse peale. Killustunud töökorraldus ei pruugi esialgu tunduda probleemina, kuid ajas hakkab see pidurdama nii efektiivsust kui ka arengut.

Eagle Visioni kogemus näitab, et hästi juurutatud personalihalduse ja tööajaarvestuse süsteem ei ole pelgalt tugifunktsioon, vaid oluline osa organisatsiooni toimimisest. See loob selgust, vähendab koormust ning toetab paremat koostööd kogu ettevõttes.