Kuidas Ecobirch digitaliseeris personalihaldus- ja tööajaarvestusprotsessid
Ecobirch AS on 22-aastase kogemusega Pärnu ettevõte, millele on omane kiire areng, uuendusmeelsus ja paindlikkus. Oleme spetsialiseerunud kvaliteetsete kasepuust töötasapindade ja liimpuitkilpide tootmisele ning oleme selles valdkonnas kasvanud maailma juhtivate tootjate hulka. Meie jaoks on oluline mitte ainult toodete kvaliteet ja tehnoloogiline võimekus, vaid ka see, kuidas meie meeskond töötab ja areneb.
Kui rääkida ettevõtte igapäevaelust, siis sageli mõeldakse tootmisele, klientidele ja uute võimaluste leidmisele. Samas on iga organisatsiooni süda siiski inimesed – töötajad, kelle tööpanus ja heaolu määravad kui kaugele ettevõte jõuab. Just seetõttu on personalihaldus ja tööajaarvestamine teema, mis mõjutab kõiki alates juhist kuni iga töötajani. Ecobirchis seisime mõni aeg tagasi valiku ees - kas jätkata harjumuspärasel viisil või võtta kasutusele uus lahendus, mis muudaks tööajaarvestuse ja personaliga seotud info haldamise palju lihtsamaks.
Alljärgnevas loos jagame enda põhjalikku kogemust sellest, kuidas nägi välja elu enne Wemply kasutuselevõttu, mis ajendas meid muutusele ning milliseid tulemusi see samm meie jaoks toonud on.
Tööajaarvestus enne Wemplyt – Exceli tabelite ajastu
Kõik, kes on kunagi töötanud Exceli tabelitega, teavad, et see on paindlik tööriist, millega saab teha peaaegu kõike. Kuid paindlikkus tähendab ühtlasi ka suuremat vigade riski. Ecobirchis nägi tööaja arvestus enne Wemply kasutuselevõttu välja üsna tavapärane: meistrid sisestasid käsitsi kohaloleku, puudumised, ületunnid ja kõik muud andmed Excelisse.
Esmapilgul tundus süsteem toimivat, sest tabel oli justkui oma käe järgi kohandatav. Kuid peagi selgus, et käsitsi andmete sisestamisel on omad ohud. Näiteks võis töötundide sisestamisel juhtuda, et 8 asemel vajutati kogemata 5. Selline väike näpuviga tekitas aga ebakõlasid, mis tähendas lisatööd raamatupidajale ja ka segadust töötajatele.
Lisaks ei olnud Excel kuigi mugav, kui oli vaja leida konkreetse töötaja kohta kogu vajalik info. Kas puhkusepäevi on veel jäänud? Millal käis ta viimati tervisekontrollis? Mis ajast kehtib tema viimane tööleping?
Kõik need küsimused tähendasid tavaliselt erinevate tabelite ja dokumentide otsimist. See võttis aega ja suurendas võimalust, et midagi jääb kahe silma vahele.
Vajadus terviklahenduse järele
Peamine põhjus, miks hakkasime otsima uut tööaja- ja personalihaldustarkvara, oli lihtne: Excel ja paberid ei suutnud enam kõike hallata. Ecobirch on kasvav ettevõte ning koos töötajate arvu suurenemisega kasvas ka vajadus hoida personaliga seotud andmeid korrastatult ühes kohas.
Me ei vajanud ainult tööaja arvestuse tarkvara, vaid laiemat lahendust. Sellist, kuhu oleks võimalik koondada:
töölepingud ja nende tähtajad;
töötajate laste andmed (näiteks puhkuse planeerimise arvestamiseks);
tervisekontrollide ajad;
töö- ja puhkusegraafikud;
tööaja arvestus;
puhkuseavaldused ja nende kinnitused;
Oluline oli ka see, et lahendus oleks mugav kõigile: meistritele, personalitöötajatele, raamatupidajatele ja töötajatele endile. Me soovisime süsteemi, mis oleks läbipaistev, kasutajasõbralik ja looks ettevõttes ühtse arusaama sellest, kuidas tööaega ja personaliandmeid hallatakse.
Wemply kasutuselevõtt – lihtne ja arusaadav protsess
Uue süsteemi kasutuselevõtt võib tunduda paljudele ettevõtetele hirmutav. Tekib küsimus: kuidas andmed üle viiakse, kui kaua see aega võtab ja kas töötajad harjuvad uuega? Meie kogemus Wemplyga oli positiivne üllatus.
Protsess oli lihtne ja loogiline. Wemply tiim oli igal sammul abiks, pakkudes juhiseid ja tuge. Suurt rolli mängisid ka meie enda uuendusmeelsed kolleegid, kes võtsid muutuse kiiresti omaks. Andmete üleviimine kulges sujuvalt ja varsti oli kogu vajalik info uues keskkonnas olemas.
Kõige olulisem oli see, et töötajad ei pidanud tundma, et nende igapäevased ülesanded muutusid keerulisemaks. Vastupidi – kõik sai mugavamaks ja arusaadavamaks.
Muutused pärast Wemply kasutuselevõttu
Kui Exceli ajastul võis tööaja arvestus mõnikord tunduda kui pidev vigade parandamine, siis Wemply tõi siia palju selgust ja automatiseeritust. Konkreetseid muudatusi, mida meie jaoks olulisteks peame, on mitmeid.
Töötajate iseseisvus
Nüüd logivad töötajad oma tööaja sisse ja välja ise. Seda saab teha nii telefoniäpis kui ka tehase või saeveski seinal oleva seadme kaudu. Tuvastamiseks on mitu võimalust: näotuvastus, sõrmejälg või PIN-kood. See annab töötajatele kontrolli oma tööaja üle ning vähendab võimalust, et midagi jääb märkamata.
Palgaarvestus muutus sujuvamaks
Enam ei pea raamatupidaja tundide kontrollimisele ja parandamisele nii palju aega kulutama. Kuna töötajad näevad isiklikult kontolt ise oma töötunde, saavad nad varakult märku anda, kui kuskil on viga. See tähendab, et palgapäev on stressivabam nii töötajatele kui ka personaliosakonnale.
Puhkuseavaldused ilma paberimajanduseta
Kui varem tähendas puhkuse taotlemine paberite liigutamist ja allkirjade kogumist, siis nüüd käib kõik digitaalselt. Töötaja teeb oma kontolt puhkuseavalduse, see liigub kinnitamiseks otsesele juhile ning sealt personaliosakonda ja raamatupidamisse. Kõik sammud on jälgitavad ja kiirelt teostatavad.
Vähem segadust ja rohkem selgust
Wemply personalihaldus keskkonnas on kõik info ühes kohas. Ei ole enam eraldi faile ja mappe, mis võtavad aega ja tekitavad küsimusi. Töötaja saab ise vaadata oma puhkusejääki, tööajaarvestust või muid andmeid. Ka juhid saavad koostada aruandeid ja kokkuvõtteid vastavalt osakondade vajadustele.
Igapäevase töökorralduse muutus
Mina Mereli Tõnisson kui Ecobirch AS personalijuht võin öelda, et Wemply kasutuselevõtt on olnud meie jaoks õige samm. Süsteem on põhjalik, kuid samas lihtne. See annab meile võimaluse luua aruandeid, saata kogu kollektiivile teavitusi ja jälgida, et kõik personaliga seotud tähtajad oleksid täidetud.
Näiteks tuletab Wemply õigel ajal meelde, kui kellelgi läheneb tervisekontroll või kui töötaja tööleping hakkab lõppema. Samuti annab see märku, kui aeguvad vajalikud tõendid või sertifikaadid. See ennetab olukordi, kus tähtajad libisevad käest ja hiljem tuleb tegeleda tagajärgedega.
Lisaks on wemply personalihaldussüsteemis tore nüanss, mis aitab kaasa positiivsele töökultuurile – sünnipäevade ja tööjuubelite meeldetuletused. See loob võimaluse kolleegidele tähelepanu pöörata ja tunnustada nende panust.
Soovitus teistele ettevõtetele
Kui mõni ettevõte kaalub, kas Wemply kasutusele võtta, siis meie kogemus ütleb: kindlasti tasub. Töö personaliga on muutunud palju sujuvamaks ja vähem ajamahukaks. Kõik vajalik info on ühes kohas, kergesti kättesaadav ja läbipaistev.
See tähendab, et nii juhid, personalitöötajad kui ka töötajad ise tunnevad, et süsteem töötab nende kasuks. Tulemuseks on vähem segadust, vähem vigu ja rohkem aega keskenduda sellele, mis päriselt loeb – ettevõtte põhitegevus ja inimeste heaolu.
Kokkuvõte
Exceli tabelid ja paberimajandus olid omal ajal omal kohal, kuid kasvavas ja arenevas ettevõttes hakkasid need piirama meie võimalusi. Vajadus tervikliku ja kasutajasõbraliku personalihaldussüsteemi järele viis meid Wemplyni ning nüüd tagasi vaadates võime öelda, et see oli õige otsus.
Wemply ei ole ainult tööaja arvestuse tööriist. See on keskkond, mis aitab hallata kogu personaliga seotud infot, hoida tähtajad kontrolli all ja muuta igapäeva töökorralduse läbipaistvaks ja lihtsaks. See on kasulik nii töötajatele, juhtidele kui ka personaliosakonnale.
Meie kogemus näitab, et kui ettevõte soovib astuda sammu kaasaegsema ja tõhusama personalihalduse suunas, on Wemply väga hea valik. See annab kindluse, et olulised andmed ei lähe kaduma, protsessid on läbipaistvad ning kõik osapooled tunnevad, et nende tööaega ja panust väärtustatakse.