Kuidas personalihaldustarkvara kasutuselevõtt aitas Eesti Haldus OÜ-l Excelist välja kolida
Paljud ettevõtted kasutavad personalihaldustarkvara asemel Excelit. Alguses töötab see hästi, kuid koos ettevõtte kasvuga hakkavad ilmnema piirangud, mis muudavad igapäevase töö ajamahukaks ja veaohtlikuks. Just sellise olukorrani jõudis ka Eesti Haldus OÜ.
Eesti Haldus OÜ on kinnisvara korrashoiu ja haldusteenuseid pakkuv ettevõte, kelle töös on oluline täpne tööajaarvestus, selge graafikute planeerimine ja korrektne tasuarvestus. Teenuseid osutab ettevõte üle kogu Eesti, mis tähendab, et töötunde ja ressursse tuleb hallata paindlikult ja ülevaatlikult.
Järgnevas loos räägib Eesti Haldus OÜ finantsjuht Martin Truu, miks senine Exceli lahendus enam ei toiminud ning kuidas Wemply personalihaldustarkvara aitas vabaneda personalihaldusega seotud käsitööst. Juttu tuleb nii muutuse põhjustest kui ka praktilistest tulemustest igapäeva töös.
Milline nägi välja tööajaarvestus enne personalihaldustarkvara vahetust?
Enne Wemply kasutuselevõttu kasutas Eesti Haldus OÜ mitu aastat enda loodud Exceli lahendust. Tegemist ei olnud lihtsa tabeliga, vaid keskse andmebaasiga seotud süsteemiga.
Lahendusse olid sisse ehitatud erinevad kontrollfunktsioonid. Need aitasid andmeid korras hoida ja eksimusi vähendada.
Töötajate arvu suurenedes kasvas ka andmete hulk. Exceli haldamine muutus järjest ajamahukamaks.
Peamine probleem ei olnud lahenduse kvaliteedis, vaid selle skaleeritavuses. Iga uus töötaja ja erand tähendas rohkem käsitööd.
Miks otsustas Eesti Haldus OÜ personalihaldustarkvara vahetada?
Ettevõtte kasvuga kaasnes vajadus paindliku ja veebipõhise tarkvara järele. Oluline oli, et lahendus toetaks igapäevast tööd ega muutuks lisakoormaks.
Peamised ootused uuele süsteemile olid:
veebipõhine ligipääs,
lihtne kasutajaliides,
palgaprogrammiga liidestamise võimalus,
planeeritud ja tegelike töötundide võrdlus,
võimalikult väike veaoht;
Lisaks oli oluline, et süsteem oleks kasutajasõbralik kogu meeskonna jaoks.
Kuidas kulges Wemply kasutuselevõtt? Kas juurutamine oli keeruline?
Iga uue tarkvara kasutuselevõtuga kaasneb kohanemisperiood. Ka meil oli alguses palju küsimusi ja teadmatust selle ees, mis saama hakkab.
Meie ettevõte on oma kalkulatsioonide poolest ka omajagu keeruline, seega oli Wemply meeskond abiks ka loogika kohandamisega meie järgi. Tänaseks päevaks on kõik vajalik töökorras ja kasutuses!
Millised muutused toimusid pärast wemply kasutuselevõttu?
Esimene märgatav muutus oli minu enda töökoormuse vähenemine seoses Exceli andmebaasi haldamisega.
Samuti vähenes märgatavalt vigade arv. Varem esines sageli trükivigu ja erinevaid nimede variatsioone.
Personalihaldustarkvara kasutuselevõtuga need probleemid kadusid.
Rohkem kui tööajaarvestus
Lisaks tööajaarvestusele muutus mugavamaks kogu personalihaldus. Kõik olulised dokumendid ja protsessid on nüüd ühes kohas.
Iga päev kasutame järgmiseid funktsioone:
töölepingute ja muudatuste haldus,
ametijuhendite kinnitamine,
inventari arvestus,
puhkuseavalduste esitamine ja jälgimine,
kuluhüvitiste ja sõidukompensatsioonide haldus.
Kuidas mõjutas personalihaldustarkvara igapäevast töökorraldust?
Mitmed protsessid muutusid lihtsamaks ja läbipaistvamaks. Näiteks töögraafikute koostamine järgmiseks kuuks.
Olemasolevaid graafikuid saab kasutada alusena. See vähendab korduvat tööd.
Ka kuu lõpus töötasude kontrollimine on muutunud kiiremaks. Andmed on ühes süsteemis ja loogiliselt seotud.
See annab kindlustunde, et töötasud põhinevad korrektsel infol.
Mida soovitab Eesti Haldus OÜ teistele ettevõtetele?
Küsimusele, mida öelda ettevõtetele, kes kaaluvad uue tarkvara kasutuselevõttu, vastab Martin:
„Miks te seda juba eile kasutama ei ole hakanud?“
See peegeldab hästi kogemust, kus ajasääst ja selgus kaaluvad üle harjumuspärase käsitöö.
Kokkuvõte: mida Eesti Haldus OÜ kogemus õpetab?
Eesti Haldus OÜ lugu näitab, et isegi väga hästi üles ehitatud Exceli lahendus ei pruugi olla pikaajaliselt jätkusuutlik.
Personalihaldustarkvara kasutuselevõtt aitas:
vähendada käsitööd
parandada andmete kvaliteeti
koondada personaliprotsessid ühte süsteemi
säästa aega igapäevatöös
Kui personalihaldus toetab ettevõtte kasvu, mitte ei pidurda seda, on tehtud õige otsus.