Forus: kuidas Wemply koondas viis süsteemi ja lihtsustas tööd
Väljakutse: Keerukas töötaja elukaare juhtimine suures üle 1500 töötajaga kasvavas ettevõttes
Kiiresti areneva teenindusettevõttena seisis Forus üks aeg silmitsi üha suurenevate väljakutsetega, kuidas oma tööjõudu hallata.
Meeskondade ja äride liitmise tagajärjel avastati üks hetk, et tekkinud oli väga palju erinevaid tarkvarasid (lausa viis!), mis omavahel ei liidestunud. Need tõid kaasa väga palju andmesisetust, käsitööd ja erinevates Excelites andmete liigutamist. See polnud tõhus ja tõi kaasa ebatäpsust ning riske.
Samal ajal ei näinud ka juhid korralikult oma töötajate andmeid. Kui oli vaja teada näiteks puhkuseid, puudumisi, palkasid, kvalifikatsioone jne, tuli juhtidel selleks eraldi personali käest andmeid küsida.
Foruse eesmärgiks oli võtta kasutusele skaleeritav ja integreeritud majandustarkvara, mis koondaks ühte süsteemi kõik olulised funktsioonid: personalihaldus, palga- ja tööajaarvestus ning monitoorimine. Ühe ja integreeritud tarkvara juurutamine võimaldab vähendada ajamahukaid andmesisestusi ja haldust, parandades seeläbi igapäevast töövoogu. Nii jääb personalitöötajatel rohkem aega väärtuslikemate ülesannete jaoks. Lisaks on läbi ühe tarkvara kogu personalitöö tervele ärile läbipaistvam, tööprotsessid kaardistatud ja selged kõikidele osapooltele.
Lahendus: Wemply – personalihalduse ja tööajaarvestuse platvorm
Forus leidis vastuse Wemply tarkvarast – personalihalduse ja tööaja jälgimise tarkvara, mis muudab tööprotsessid sujuvaks ja täpseks ning annab töötajatele ligipääsu endaga seotud andmetele. Automatiseeritud tööajaarvestus, dünaamiline graafikute koostamine, töötajate andmete ühele platvormile kokku toomine, tasude arvestus ja palgaarvestuse integreerimine toovad ettevõttesse kõrgema efektiivsuse. Forus asendab senised viis tarkvara Wemply-ga. Samuti võtab ettevõte oma personalitöö tõhustamiseks kasutusele veel mitmeid erinevaid tegevusi, mida varasemalt polnud.
Kõige olulisemad lahendused:
✔️ Automatiseeritud tööaja jälgimine – töötajad saavad ülevaate graafikutest ja vahetustest ning registreerida oma tööaja lihtsalt ja täpselt. Juhid ja juhtimiskeskus saavad reaalajas ülevaate töötajate töötamistest. Kokkuvõttes on kõikidel head ülevaated ja analüütika.
✔️ Tsentraalne personalihalduse juhtimine ehk kõik personaliga seotud info ühel platvormil – iga töötaja saab enda info kätte läbi Wemply tarkvara iseteeninduse. Personalihaldusega seotud info on ühes kohas ning lihtsasti integreeritav ka kolmandate tarkvaradega.
✔️ Palgaarvestuse liidestamine – Wemply arvutab välja kõik tasud ning saadab need automaatselt palgaarvestusse, kõrvaldades manuaalsed vead ja lühendab andmete töötlemise aega.
✔️ Vastavuskontroll – sisseehitatud juriidilised kontrollmehhanismid aitavad täpselt järgida tööseadust ja vähendavad regulatiivseid riske.
✔️ Võimalus ehitada veel mitmed olulisi protsesse samasse süsteemi ja teha need kõikidele osapooltele kättesaadavaks.
Tulemused: Tõhusus, täpsus ja rahulolu tõus
Wemply võetakse peale testimist ja juurutamist samm-sammult kasutusele. Esimene suur live oli novembris, kui Forus lisas tarkvarasse kõik põhiandmed. Järgmine suur samm oli 1. veebruaril 2025, kui võeti kasutusse tööajaarvestus. Wemply kasutamine on olnud Foruses sujuv ja seda tänu heale koostööle ning testimisele. Tähistasime seda tordiga!
Milline on lähiaja mõju töötajakogemusele:
📉 Administratiivse töö koormuse langus – kaob ära topelt andmete sisestamine ja vajadus pidevate paranduste järele. See annab personaliosakonnale rohkem aega ülesannetele, mis loovad suuremat väärtust.
📉 Väiksem ajakulu ja täpsem palgaarvestus – automatiseeritud tööaegade ümardamine ning kinnitamine ja graafikuga võrdlemine vähendavad vigu ja kiirendavad protsesse.
😊 Töötajakogemuse parendamine – juhid ja töötajad pääsevad lihtsamalt andmetele ligi – see tõstab läbipaistvust ja rahulolu.
📈 Skaleeritavus ja tulevikukindel kasv – nutikad protsessid võimaldavad üle 1500 töötajaga Forusel kasvada efektiivselt ilma, et personalikulud proportsionaalselt suureneksid ja tekiksid pudelikaelad.
Foruse personalijuhi Merje Kärneri tagasiside
"Me ei otsinud endale lihtsalt tarkvara, vaid õiget ja pikaaegset partnerit, kes mõtleks kaasa ning areneks koos meiega. Soovisime majandustarkvara, mis toetaks nii meie igapäevast operatiivset tööd kui ka oleks hea liidestavuste võimekusega. Vähem tähtis ei ole ka kogu andmete analüütika, mis aitab meil teha tulevikku vaatavaid õigeid ärilisi otsuseid. Kogu teekonna võtmesõnad meie jaoks on olnud koostöö, ehitamine ja live minek moodulite kaupa ning meie juhtide kaasamine ja samuti koolitamine. Võtsime personalitiimis vastu otsuse juba alguses, et oleme kogu terviku peakasutajad (põhiandmed, graafikud, monitooring, liidestavused, jne) ja kaasame igas teemas vastutavad kasutajad / äripoole esindajad. Kõik need tükid kokku on olnud võti, et õnnestuda."