Funrent: tööajaarvestus ja personalihaldus ilma Excelita

Funrent OÜ on Eesti juhtiv ürituste rendi- ja müügitoodete teenusepakkuja, millel on pikaajaline kogemus erinevate sündmuste tehnilisel toetamisel. Ettevõttel on oskakond Tallinnas ja Tartus, mille kaudu teenindatakse kliente üle kogu Eesti. Funrent OÜ loodi 2005. aastal ning tänaseks on ettevõte kasvanud juhtivaks ürituse renditoodete pakkujaks turul. Järgmises loos räägib Funrent OÜ tegevjuht Ivar Grossev ja arendusjuht/juhatuse liige Rauno Viljarand nende teekonnast, kuidas tööajaarvestus ja personalihaldus hakkasid toimima ilma Excelita.

Tööajaarvestus enne Wemplyt: Excel ja poolikud lahendused

Ivar: Alguses tundus Excel meile täiesti piisav. Tegime tabelid, lisasime valemid ja püüdsime süsteemi võimalikult lihtsaks teha. Tegelikkuses ei olnud see aga ei lihtne ega ka ülevaatlik. Kui töötajate arv suurenes või tööaegade arvestamine muutus keerulisemaks, hakkasid tabelid venima ja muutusid raskesti hallatavaks. Pealegi ei andnud Excel reaalajas ülevaadet. Kõik tuli käsitsi sisestada ja see tähendas, et igas kuus tuli kulutada tunde, et saada kokku aus pilt töötajate töötundidest ja tasudest.

Korraks katsetasime ka üht teist äppi, kuid seal jäi puudu mugavusest ja paindlikkusest. Näiteks hüvitiste arvestamine ei toiminud ootuspäraselt ja hind tundus liiga krõbe selle kohta, mida vastu saime. See kogemus kinnitas, et meil on vaja midagi enamat – lahendust, mis oleks loodud just tööaja ja personalihalduse vajadusi silmas pidades.

Miks otsustas Funrent otsida uut lahendust?

Rauno: Peamine põhjus oli vajadus selguse järele. Me soovisime süsteemi, mis annaks igal hetkel ülevaate sellest, kes töötab, kus töötab ja palju töötab. Täpsus oli meie jaoks kriitilise tähtsusega, sest hooajatöölisi on meil palju ning nende töötundide korrektne arvestamine koos erinevate koefitsientide ja eritasudega on igapäevane vajadus. Excelis või poolikutes rakendustes on selliste detailide haldamine pigem katsumus.

Teiseks oli oluline, et uus lahendus aitaks kaasa ka personalihaldusele laiemalt. Töösuhe ei koosne ainult töötundidest. Sinna alla käivad ka puhkused, töölepingud, tööriided ja hüvitised. Me vajasime ühtset süsteemi, mis seoks kõik need elemendid kokku ja annaks korraga nii töötajale kui ka tööandjale kindlustunde, et midagi ei jää kahe silma vahele.

Wemply kasutuselevõtt: lihtne ja arusaadav protsess

Kui hakkasime otsima lahendust, mis vastaks meie ootustele, jäi Wemply kohe silma. Protsess oli üllatavalt lihtne. Juba esimestel sammudel saime aru, et tegemist on tarkvaraga, mis on loodud kasutajat silmas pidades. Kõik oli loogiline ja arusaadav. Lisaks ei jäänud asi ainult valmis funktsioonide juurde – Wemply tiim oli valmis tegema just meile vajalikke arendusi. See paindlikkus andis kindluse, et oleme õigel teel.

Üleminek ei olnud koormav ega stressirohke. Pigem vastupidi – tundsime, et meie igapäevaelu muutub samm-sammult lihtsamaks. Töötajatele sai süsteem kiiresti selgeks ja esimesed nädalad näitasid juba, et olime teinud õige otsuse.

Mis muutus pärast Wemply kasutuselevõttu?

Kõige suurem muutus oli see, et tööaja arvestus muutus täpseks ja ülevaatlikuks. Kui varem pidime tabelites näpuga järge ajama ja muretsema, kas kõik on ikka õigesti kirjas, siis nüüd tuli selgus automaatselt. Süsteem arvestas tööajad, puhkused, lisatasud ja koefitsiendid täpselt nii, nagu vaja. See andis meile kindluse, et töötajatele makstav palk on õiglane ja läbipaistev.

Lisaks tööaja arvestusele avastasime, kui väärtuslik tööriist Wemply on personalihalduse jaoks. Puhkuste planeerimine muutus lihtsaks, lepingute haldamine korrastatuks ja ka tööriiete või muude hüvitiste arvestamine sai selge struktuuri. Kõik on ühes kohas ja alati igal pool kättesaadav.

Eriti mugavaks osutus süsteem hooajatööliste puhul. Nende töötundide, eritasude ja koefitsientide arvestamine on tavaliselt keeruline ja aeganõudev. Wemply abil muutus see protsess kiireks ja läbipaistvaks. Kui varem võttis nende andmete koondamine päevi, siis nüüd piisab mõnest klikist.

Mõju igapäevasele töökorraldusele ja meeskonnale

Muutus ei puudutanud ainult juhtkonda või personalitöötajaid. Ka töötajad ise tundsid, et nende elu läks lihtsamaks. Wemply andis neile võimaluse näha igal ajahetkel kui palju nad on töötanud ja kui palju palka teeninud. See läbipaistvus tekitas usaldust ja vähendas küsimusi. Kui varem tuli sageli vastata päringutele stiilis „Kas mu tunnid on ikka õigesti kirjas?“, siis nüüd saavad töötajad ise oma infot kontrollida.

Tööandja vaates muutus igapäevane töökorraldus palju sujuvamaks. Ajasääst, mis tekkis tänu automatiseeritud tööajaarvestusele, võimaldas keskenduda muudele olulistele teemadele. Meeskond tundis, et nende tööaega täidavad ülesanded, mis päriselt loevad, mitte lõputule tabeli majandusele.

Kokkuvõtteks:

Wemply kasutuselevõttu tundus tööajaarvestus pidev võitlus Exceli tabelite ja poolikute lahendustega. Täpsuse puudumine, keeruline ülevaade ja liigne ajakulu muutsid igakuised tööprotsessid vaevaliseks. Wemply tõi meie ettevõttesse täiesti uue hingamise. Tööaja arvestus on nüüd täpne, ülevaatlik ja mugav nii tööandjale kui ka töötajale. Lisaks on personalihaldus saanud kindla süsteemi, mis katab nii puhkused, lepingud kui ka eritasud. 

Ivar: Kui mõni ettevõte veel kõhkleb, kas Wemply kasutusele võtta, siis meie soovitus on lihtne: ärge kõhelge. Proovige järele ja kogete ise kui palju see tööandjat ja ka töötajat aitab. Meie kogemus näitab, et juba esimestest nädalatest alates on näha kui palju süsteem aega säästab ja selgust loob. See ei ole ainult tööriist tööaegade ja palkade kokku löömiseks, vaid laiem lahendus, mis loob korra kogu personalihalduses.

Kui võtta kogu kogemus kokku, siis võiks öelda, et Wemply ei ole lihtsalt tarkvara, vaid partner, kes aitab ettevõttel kasvada ja areneda. Meie igapäevane töö on muutunud selgemaks, läbipaistvamaks ja kiiremaks. 

Just see ongi põhjus, miks soovitame Wemplyt teistelegi ettevõtetele, kes soovivad oma töökorraldust uuele tasemele viia.