Kuidas Luutar OÜ leidis endale digitaalse tööajaarvestus- ja graafikulahenduse

Peatselt 18 tegevusaastat tähistav Luutar on leidnud turul oma kindla nišši, mille tõestuseks on rahulolevad kliendid.

Alustasime ühe esindusega Paides, millele lisandusid kiiresti teised. Tänaseks on Luutaril lisaks 20 esindusele üle Eesti ka hästi toimiv ja igapäevaselt uuenev e-pood, kus pakume nii uusi kui ka sõbralt-sõbrale huvitavat kaubavalikut.

Soovime olla eeskujuks teistele samal alal tegutsevatele ettevõtetele. Oleme oma töös parimad ja loome äri, mis püsib ning on ühiskonnale vajalik. Maakeeli kutsutakse meid veel pandimajaks, lombardiks või lihtsalt Luutari pandimajadeks – valik on Sinu.

Läbi aastate on meie ettevõte kasvanud, muutunud ja arenenud. Kuid koos kasvuga tulevad ka uued väljakutsed. Üks neist puudutas tööajaarvestus ja graafikute haldamist – valdkonda, mis suure meeskonna puhul võib osutuda üllatavalt ajamahukaks ja keeruliseks. Just siin sai alguse meie teekond digitaalse lahenduse poole, mis viis meid lõpuks Wemply tarkvarani.

Esimesed sammud – Excel kui abimees

Kui Luutar tegutses veel väiksema meeskonnaga, toimis kõik üsna lihtsalt. Töögraafikud tehti Excelis ja iga töötaja teadis oma tööaegu. Excel oli mugav ja kõigile tuttav tööajaarvestustööriist – see ei nõudnud eraldi väljaõpet ega keerulist kasutajaliidest.

Kui aga ettevõte kasvas ning esindusi tuli üha juurde, hakkas Exceli tabelite haldamine muutuma ajamahukaks ja ebaühtlaseks. Meil tekkis järjest rohkem töötajaid, kelle graafikuid tuli jälgida, muuta ja uuendada. Kui üks inimene haigestus või puhkusenõue tuli ootamatult, tuli teha kiireid ümberkorraldusi, mis tähendas kümnete ridade muutmist mitmes failis.

Alguses pidasime seda lihtsalt kasvuraskuseks. Mõtlesime, et küll me Exceli abil hakkama saame, sest oleme seda juba aastaid kasutanud. Kuid ühel hetkel sai selgeks, et käsitsi hallatav süsteem ei ole enam jätkusuutlik.

Kasv toob vajaduse muutuseks

Peamine põhjus uue lahenduse otsimiseks oligi see, et Excel muutus suure töötajate arvu ja mitme kaupluse puhul liiga kohmakaks tööriistaks. See, mis alguses tundus lihtne ja odav lahendus, hakkas hoopis takistama igapäevast tööd.

Töökoormuse planeerimine muutus keeruliseks, kuna iga muudatus nõudis käsitsi sisestamist ja korduvat kontrolli. Samuti puudus meil keskne ülevaade töötundidest ja puhkustest – iga osakond haldas oma tabeleid ise, mis tõi kaasa segadust ja ebakõlasid.

Ühel hetkel jõudsime järeldusele, et vajame süsteemi, mis võimaldaks tööaega ja graafikuid keskselt hallata ning lihtsustaks kogu tööajaarvestusprotsessi. Me ei tahtnud enam kulutada tunde Exceli failide parandamisele ja andmete kontrollimisele. Vajalik oli midagi kaasaegsemat, turvalisemat ja usaldusväärsemat.

Uue lahenduse leidmine – Wemply teeb asja lihtsamaks

Kui hakkasime erinevaid lahendusi uurima, jäi meile silma Wemply – Eestis arendatud personalihaldus- ja tööajaarvestustarkvara. Meid köitis eelkõige see, et tegemist oli kodumaise ettevõttega, kelle lahendus oli loodud just meiega sarnastele organisatsioonidele – mitme esinduse ja suure töötajaskonnaga ettevõtetele, kus tööajaarvestus on keskne osa igapäevasest tööst.

Wemply tundus esmapilgul küll üsna keerukas tarkvara, eriti seadistamise etapis. Õnneks on Wemplyl olemas väga hea juurutamisprotsess ning koos saime süsteemi kiiresti seadistatud. Kui esmane ülesseadmine oli tehtud, muutus kasutamine üllatavalt lihtsaks ja loogiliseks.

Pärast lühikest harjumisperioodi hakkasime nägema, kui palju aega ja energiat Wemply tegelikult kokku hoiab.

Läbipaistvus ja kiirus – uus tase töökorralduses

Pärast Wemply kasutuselevõttu muutus tööajaarvestus- ja puhkepäevade korraldamine kiiremaks ja läbipaistvamaks kui kunagi varem.

Igal töötajal on nüüd reaalajas ligipääs oma töögraafikule. Kui varem tuli graafikuid jagada e-posti või prinditud lehtede kaudu, siis nüüd saavad töötajad kõik vajalikud andmed kätte otse süsteemist – olgu nad Tartus, Narvas või Kuressaares. See muudab planeerimise ja suhtluse palju selgemaks ja stressivabamaks.

Üheks suureks plussiks osutus ka Wemply API, mille abil saime luua mõned oma rakendused. Need aitavad graafikute koostamist ja tööaja arvestust veelgi lihtsustada. Nii on meil võimalik süsteemi oma vajadustele vastavalt kohandada – see on üks põhjus, miks peame Wemplyt eriti paindlikuks lahenduseks.

Vähem käsitööd, rohkem läbimõeldust

Kui varem kulus graafikute koostamisele ja töötundide kontrollimisele mitmeid tunde, siis nüüd on kogu protsess oluliselt kiirem. Inimene, kes vastutab töökoormuse planeerimise eest, saab hetkega hinnata töötundide jaotust ning teha vajadusel muudatusi.

Süsteem annab märku, kui mõni töötaja on liiga suure töökoormuse all või kui tööaja piirangud hakkavad ületama seadusega lubatut. See aitab meil järgida tööseaduse nõudeid ja tagada töötajatele õiglane koormuse jaotus.

Lisaks saavad töötajad ise esitada oma puhkusesoovid otse süsteemis, mis tähendab, et paberil avaldused ja e-kirjad on ajalugu. Administraator saab puhkused kiiresti kinnitada ja süsteem uuendab graafikuid automaatselt

Kõik see kokku muudab töökorralduse läbipaistvamaks ja aitab vältida arusaamatusi. Kui kõik osapooled näevad samu andmeid reaalajas, väheneb ka eksimisvõimalus.

Digitaalne mugavus ja ajavõit

Üks olulisemaid tulemusi Wemply kasutuselevõtust on olnud ajavõit. Kui enne kulus graafikute ja tööajaarvestusandmete korrigeerimisele mitu päeva, siis nüüd saab sama töö tehtud mõne tunniga.

Wemply automatiseerib suure osa rutiinsetest toimingutest. Näiteks arvutab süsteem automaatselt töötunnid, lisatasud ja ületunnid. See tähendab, et käsitsi arvutamine ja kontrollimine on jäänud minevikku.

Tänu sellele saavad meie administraatorid keskenduda sisulistele ülesannetele – inimeste juhtimisele, klienditeeninduse kvaliteedi parandamisele ja ettevõtte arendamisele.

Lisaks annab Wemply selge ülevaate töökoormusest kogu organisatsiooni ulatuses. Kui mõnes esinduses on vaja ajutiselt rohkem töötajaid, on võimalik kiirelt ümber planeerida ning näha, kust abi võtta. Selline paindlikkus on eriti väärtuslik kiiretel perioodidel, näiteks enne pühi või hooajalise töökoormuse kasvades.

Suurem töötajate rahulolu ja kaasatus

Digitaalsete tööriistade kasutuselevõtt ei ole ainult juhtkonna või administraatorite kasuks. Wemply mõjub positiivselt ka töötajate rahulolule.

Kui töötaja saab oma graafikut reaalajas vaadata, puhkusesoove esitada ja muudatusi kiiresti näha, tunneb ta end rohkem kaasatuna. Ta ei pea enam muretsema, kas tema soovid on kuskil ununenud või kas graafik jõuab temani õigel ajal.

Ka juhtidel on parem ülevaade – nad näevad, kes on tööl, kes puhkab ja kes vajab lisatunde. See võimaldab töötajatega õiglasemalt arvestada ja luua tasakaalustatud töögraafikuid.

Kõik see aitab kaasa usaldusele ja koostööle, mis on igas meeskonnas hädavajalik.

Tehniline tugi ja usaldusväärne partner

Üheks oluliseks teguriks Wemply juures on olnud nende klienditugi. Kui oleme vajanud nõu või tekkinud on küsimusi, on vastused olnud kiired ja asjalikud.

Alguses tundus süsteem küll põhjalik ja isegi natuke hirmutav, kuid juba paari nädalaga saime aru, et tegemist on väga loogilise ja kasutajasõbraliku lahendusega. Iga uus funktsioon on aidanud meie tööprotsesse veelgi sujuvamaks muuta.

Täna saame kindlalt öelda, et Wemply ei ole lihtsalt tööriist, vaid partner, kes aitab meil paremini töötada.

Soovitus teistele ettevõtetele

Kui keegi küsib meilt, kas tasub tööaja ja graafikute haldamiseks võtta kasutusele digilahendus, siis vastame alati: jah, kindlasti.

Kui soovite kiiresti ja mugavalt töögraafikuid hallata ning vähendada oluliselt vastutava inimese koormust, soovitame kindlasti Wemplyt. See lahendus säästab aega, aitab vältida vigu ja muudab kogu protsessi läbipaistvamaks kõigi jaoks.

Meie kogemus näitab, et iga ettevõte, kes kasvab, vajab varem või hiljem süsteemi, mis seda kasvu toetab. Excel võib alguses sobida, kuid kui töötajate arv suureneb ja töö muutub mitmekesisemaks, tuleb otsida lahendus, mis kasvab koos ettevõttega. Wemply on täpselt selline süsteem.

Kokkuvõtteks

Luutar on läbi aastate kasvanud väikesest perefirmast üle-Eestiliseks ettevõtteks, mille igapäevatöös on kvaliteet ja usaldusväärsus alati esikohal. Meie eesmärk on pakkuda kliendile parimat teenust – ja selleks peame ka ise pidevalt arenema.

Tööaja ja graafikute haldamine on osa sellest arengust. Wemply aitas meil viia meie sisemised protsessid uuele tasemele, kus ajavõit, läbipaistvus ja töötajate rahulolu käivad käsikäes.

Kui vaadata tagasi, siis võib öelda, et Excel oli hea algus, kuid tänases tempos ja mahus ei suudaks me enam ilma kaasaegse süsteemita toime tulla. Wemply on andnud meile võimaluse keskenduda sellele, mis tõeliselt loeb – inimestele ja klientidele.

18 aasta pikkune kogemus on õpetanud meid väärtustama usaldusväärsust, läbipaistvust ja innovatsiooni. Ning just need samad väärtused on meid ühendanud ka Wemply meeskonnaga.

Me ei otsinud lihtsalt tarkvara – me otsisime partnerit, kes mõistaks meie vajadusi ja aitaks meil kasvada. Ja selle me ka leidsime.