MyFitnessi samm digitaalsesse personalihaldusse: ühest kesksest süsteemist piisab

MyFitness on Eesti ning kogu Baltikumi juhtiv spordiklubide kett, mis pakub tipptasemel treeningvõimalusi ja tervislikku eluviisi toetavat keskkonda. Ettevõtte edu taga seisab pühendunud meeskond, keda juhivad oma ala professionaalid. Üks neist on MyFitnessi personalispetsialist-Merle Lainvee,  kes vastutab ettevõtte personalihaldus eest, mille eesmärk on tagada, et kõigil töötajatel oleks lihtne ja sujuv töötada ning et nad saaksid vajadusel alati asjakohast tuge ja abi. Tema rollis on keskne luua töökeskkond, kus iga töötaja tunneks end väärtustatuna, hoituna ja motiveerituna.

 Käesolevas loos räägib Merle sellest, kuidas MyFitness on liikunud Excelipõhisest personalihaldusest tänapäevase ja automatiseeritud lahenduseni.

Milline nägi välja Myfitnessi personalihaldus enne Wemply kasutuselevõttu?

Kui ma mõtlen tagasi ajale enne Wemply kasutuselevõttu, siis meenub eelkõige üks asi – Excel. Tööaja- ja personaliarvestus käis meil tabelite abil, mis tähendas käsitsi sisestamist, topeltkontrolli ja pidevat hirmu, et mõni viga lipsab sisse. 

Andmed olid killustunud – ühed andmed asusid failides, teised jagatud kaustades. Selle kõige haldamine oli aeganõudev ja ebaefektiivne.

Mis ajendas teid otsima uut personalihalduslahendust?

Just see vajadus – luua süsteemsem, sujuvam ja skaleeritav personalihalduse mudel. Me ei otsinud pelgalt tööajaarvestuse tarkvara, vaid terviklikku platvormi, mis ühendaks erinevad personalifunktsioonid ja looks kogu meeskonnale parema ülevaate. Soovisime vähendada vigade tekkimise riski, kiirendada igapäevaseid toiminguid ja suurendada läbipaistvust – nii juhtide, töötajate kui ka personaliosakonna jaoks.

Kuidas toimus uue süsteemi kasutuselevõtt?

Otsus sai tehtud, ja algas Wemply juurutamine. Me ei läinud “kõik korraga” teed, vaid liikusime etapiviisiliselt – kõigepealt digitaliseerisime tööajaarvestuse, seejärel võtsime ette puhkusehalduse, dokumentatsiooni ning lõpuks kogu personalihalduse süsteemi. Kaasasime protsessi algusest peale klubi juhataja Tanel Trunini, kes andis väärtuslikku sisendit, testis aktiivselt platvormi ning aitas leida tehnilisi lahendusi, et lõplik süsteem vastaks meie igapäevastele tööprotsessidele. Selline tihe ja mitmetasandiline koostöö aitas tagada sujuva ülemineku ning parima võimaliku kasutuskogemuse.

Millised konkreetsed muudatused toimusid pärast uue tarkvara kasutuselevõttu?

Wemply juurutus ei olnud pelgalt tehniline muudatus – see muutis meie igapäevast töökorraldust. Tööaja- ja puhkusearvestus on nüüd automatiseeritud ja seotud meie teiste tarkvaradega. See tähendab, et tööajaarvestus toimub reaalajas ning puhkuste planeerimine ja kinnitamine käib mõne klikiga. Tervisekontrolli andmed, tööohutusjuhendite jälgimine ja koolitustõendite haldamine – kõik on koondatud ühte süsteemi, koos automaatsete meeldetuletustega, mis tagavad, et midagi ei unune.

Eriliselt tooksin esile dokumendihalduse – lepingud, koolitused, juhendid ja muud personalidokumendid on nüüd kõik digitaalsed. Töötajad ja juhid pääsevad ise ligi oma vajalikele dokumentidele. Kõik lepingud allkirjastatakse otse süsteemis, kiirelt ja turvaliselt. See on säästnud tohutult aega ja vähendanud vajadust igapäevaste küsimustega personalijuhi poole pöörduda.

Kõige suuremaks muutuseks oli meie jaoks Exceli täielik kadumine. Kui varem tähendas iga personaliprotsess mitut tabelit ja mitut inimest, siis nüüd toimub kõik ühes kohas – kiiresti, täpselt ja läbipaistvalt. 

Oluline roll oli ka Wemply esindajal Karl-Kristjanil, kes oli kogu protsessi jooksul abiks ja pakkus aktiivselt lahendusi, kuidas süsteemi veelgi paremini meie soovidele seadistada. Tema oskus kuulata ja kohandada süsteemi vastavalt meie vajadustele oli võtmetähtsusega, et üleminek sujus tõrgeteta.

Mida soovitaksite teistele ettevõtetele, kes plaanivad enda personalihaldussüsteemide uuendamist?

Kõigepealt tasub kaardistada oma praegused protsessid ja kaasata kohe alguses kogu meeskond – eriti juhid, kes igapäevaselt personalisüsteemi kasutavad. Wemply ei ole “kastisüsteem”, vaid kohandatav platvorm, mis kasvab koos ettevõttega. Meie jaoks on see olnud rohkem kui lihtsalt tarkvaravahetus – see on olnud investeering meie töö efektiivsusesse ja töötajakogemusse. 

Ausalt öeldes ma ei arvanud, et kogu personalihaldus – tööajaarvestusest kuni lepingute allkirjastamiseni – võiks toimida nii sujuvalt. Täna saan öelda, et oleme teinud suure sammu edasi. Käsitöö on kadunud, andmed on selged ja kättesaadavad, meie personalitöö on saanud täiesti uue hingamise ning me oleme päriselt exclist vabad.