Rail Baltic Estonia OÜ kogemuslugu Wemply personalihaldustarkvaraga
Kasv on iga organisatsiooni jaoks positiivne, kuid sellega kaasnevad ka uued väljakutsed. Eriti teravalt tulevad need esile siis, kui senine töökorraldus ja personalihalduslikud protsessid on loodud väiksema ettevõtte jaoks. OÜ Rail Baltic Estonia kogemus näitab ilmekalt, kuidas läbimõeldud digilahenduse kasutuselevõtt võivad muuta igapäevase töö sujuvamaks, läbipaistvamaks ja tulevikukindlamaks.
Järgnevas loos jagab OÜ Rail Baltic Estonia personalispetsialist Viktoria Mishina oma praktilist kogemust Wemply kasutuselevõtuga: mis ajendas võtma kasutusele uut tarkvara, kuidas protsess kulges ning millist väärtust on uus lahendus tänaseks loonud. See on lugu kasvamisest, õppimisest ja kaasaegsest personalihaldusest.
Ettevõtte taust: kiirelt kasvav noor organisatsioon
Rail Baltic Estonia on võrdlemisi noor ettevõte, tegutsenud vaid 11 aastat. Kuni 2023. aastani oli organisatsioon pigem väike ning personaliga seotud protsessid olid hallatavad ka ilma keerukate süsteemideta. Kuid oli selge, et ees seisab kasv.
2024. aasta algus tähistas ettevõtte jaoks olulist verstaposti – tööle asus 100. töötaja ning samal ajal võeti kasutusele ka Wemply personalihalduse lahendus. Tänaseks on meeskonnas juba üle 160 inimese ning kasv ei ole peatunud. Just see kiire areng tõi teravalt esile vajaduse süsteemse ja läbimõeldud personalihalduse järele.
Tööajaarvestus ja personalihaldus enne Wemplyt
Enne Wemply kasutuselevõttu kasutas Rail Baltic Estonial ühtse personali iseteenindusportaali asemel lihtsamaid lahendusi.
Erinevad andmed liikusid e-kirjade, tabelite ja failide kaudu. See tähendas personalitöötajate suurt ajakulu info kogumisele, kontrollimisele ja käsitsi sisestamisele. Mida suuremaks meeskond kasvas, seda enam sai selgeks, et manuaalne personaliprotsesside haldamine ei ole pikaajaliselt jätkusuutlik.
Mis ajendas uut lahendust otsima?
Peamine põhjus Wemply kasutuselevõtuks oli töötajate arvu kiire kasv. Kui meeskond oli väike, toimisid lihtsamad lahendused veel rahuldavalt, aga mida aeg edasi seda rohkem andis tunda vajadus ühtse süsteemi järele.
Uue süsteemi valikul sai määravaks ka tarkvara kohalik päritolu. Rail Baltic Estonia soovis teha koostööd Eesti ettevõttega, kellega oleks lihtne suhelda ning kes mõistaks kohaliku turu ja organisatsioonide vajadusi.
Wemply kasuks rääkis ka selle kasutajamugavus, tootja paindlikkus ja arengule suunatus. Eesmärk ei olnud lihtsalt tarkvara kasutuselevõtt, vaid pikaajaline partnerlus, kus süsteem areneb koos ettevõttega.
Wemply kasutuselevõtt: kiire, kuid väljakutseterohke
Wemply kasutuselevõtt oli Rail Baltic Estonia jaoks ühtaegu kiire ja keeruline. 2024. aasta alguses, kui süsteem käivitati, oli see veel üsna algupärane. See tekitas töötajates palju küsimusi ning harjumine uue keskkonnaga võttis aega.
Siin mängis suurt rolli Wemply meeskonna tugi. Kogu Wemply tiim oli terve juurutusprotsessi vältel pidevalt toeks, vastates küsimustele ja aidates leida lahendusi. Kuigi kõik ei sujunud alguses veatult, oli tunda, et tegemist on partneriga, kes päriselt hoolib kliendi kogemusest.
Just see koostöine lähenemine eristas Wemplyt paljudest teistest personalihalduse lahendustest. Probleeme ei vaadatud kui takistusi, vaid kui võimalusi süsteemi paremaks muuta.
Muudatused ja edusammud pärast Wemply kasutuselevõttu
Üks esimesi ja olulisemaid muudatusi puudutas puhkuste haldamist. Enne oli protsess aeganõudev, nüüd aga koondus kogu puhkuste ajakava ühte süsteemi.
Wemply abil on Rail Baltic Estonial nüüd:
selge ülevaade kasutatud puhkusepäevadest ja kasutamata puhkusejäägist
ülevaatlik puhkusegraafik kogu meeskonnale
lihtsam asenduste planeerimine
Wemply on oluliselt kasvatanud personaliprotsesside tõhusust ja parandanud sisemist kommunikatsiooni. Töötajatele on protsessid muutunud arusaadavamaks ja iseteenindus leiab igapäevast kasutust.
Automatiseerimine kui personalihalduse võti
Enne Wemply kasutuselevõttu oli erinevate hüvitiste taotlemine, majanduskulude aruannete koostamine ja juba mainitud puhkuste planeerimine peamiselt käsitöö ja ajamahukas protsess.
Tänaseks on kõik personaliga seotud protsessid kolinud Wemplysse ning suures osas automatiseeritud. See tähendab:
vähem käsitööd
vähem vigu
rohkem aega sisuliseks personalitööks
Personaliprotsesside automatiseerimine ei tähenda inimliku mõõtme kadumist, vaid vastupidi – see annab personalitiimile võimaluse keskenduda töötajate toetamisele, mitte administratiivsetele ülesannetele.
Igapäevane töökorraldus pärast Wemply kasutuselevõttu
Wemply on oluliselt mõjutanud Rail Baltic Estonia igapäevast töökorraldust. Personalihaldus ei ole enam nähtamatu taustaprotsess, vaid selge ja loogiline süsteem, millest saavad aru nii juhid kui ka töötajad.
Kuigi protsess ei ole veel lõplik ja arendustöö kestab, nähakse seda pigem põneva väljakutsena. Eesmärk on automatiseerida võimalikult palju tegevusi ning kujundada Wemplyst mugav ja keskne töövahend, mis katab kõik personaliga seotud vajadused.
Selline lähenemine näitab küpset organisatsioonikultuuri, kus personalitöö on strateegiline, mitte pelgalt administratiivne funktsioon.
Wemply kui arenev Eesti ettevõte ja partner
Rail Baltic Estonia jaoks on Wemply tugevuseks eelkõige selle arengumeelsus. Kahe aasta jooksul on ettevõte esitanud väga erinevaid soove – mõnikord isegi utoopilisi –, kuid Wemply meeskond on alati olnud valmis neid arutama.
Oluline on ka see, et vastuseid stiilis „see ei ole võimalik“ ei ole sisuliselt tulnud. Pigem otsitakse koos lahendusi, katsetatakse ja arendatakse. See hasart ja soov luua midagi paremat on olnud tajutav algusest peale.
Võrreldes paljude teiste süsteemidega, mis on juba „valmis toodang“, pakub Wemply paindlikkust ja võimalust päriselt kaasa rääkida.
Soovitus teistele ettevõtetele
Mida ütleks Rail Baltic Estonia teistele organisatsioonidele, kes kaaluvad Wemply kasutuselevõttu?
Eelkõige seda, et kasvava ettevõtte jaoks on läbimõeldud personaliprotsesside haldus hädavajalik. Mida varem luua tugev vundament, seda lihtsam on tulevikus kasvada.
Wemply sobib eriti hästi ettevõtetele, kes:
hindavad koostööd ja avatud suhtlust
soovivad paindlikku ja arenevat lahendust
otsivad Eesti partnerit, kes mõistab kohalikke vajadusi
Personalihaldus ei ole lihtsalt kohustus, vaid võimalus luua paremat töökeskkonda. Õige tööriist aitab selle võimaluse ka päriselt ellu viia.
Kokkuvõte: personalihaldus kui teadlik valik
Rail Baltic Estonia kogemus Wemplyga näitab, et personalihaldus ei ole staatiline protsess, vaid pidevas arengus olev tervik. Õigete otsuste, avatud koostöö ja sobiva tehnoloogia abil on võimalik luua süsteem, mis toetab nii töötajaid kui ka organisatsiooni eesmärke.
Kasv, automatiseerimine ja inimesekeskne lähenemine ei välista üksteist. Vastupidi – need täiendavad üksteist.