Reitan Convenience Estonia: personalihaldus muutus läbipaistvaks

Maris Lepik, personalispetsialist-palgaarvestaja ettevõttes REITAN CONVENIENCE ESTONIA AS, on üks nendest inimestest, kelle igapäevatöö vajab täpsust, süsteemsust ja sujuvat infovahetust. Aastaid pooleldi käsitsi hallatud tööajaarvestus ja personalihaldus tõid kaasa liigset topelttööd, eksimisvõimalusi ning aja- ja närvikulu nii töötajatele kui ka juhtkonnale.
Selles blogipostituses jagab Maris ausalt ja läbipaistvalt, milline oli nende töökorraldus enne Wemply tarkvara kasutuselevõttu, mis ajendas neid muutust tegema ning kuidas on muutused mõjutanud nende meeskonna igapäevatööd. Tegemist ei olnud pelgalt tehnilise uuendusega, vaid suure sammuga kaasaegsema, läbipaistvama ja töötajasõbralikuma töökorralduse suunas. 

Tööajaarvestus enne Wemplyt – topelttöö ja eksimused

Enne Wemply kasutuselevõttu kasutasime tööajaarvestuseks sama programmi, mida ka palgaarvestuseks. See tähendas, et graafikud koostati kas otse seal või Excelis, prinditi välja ning pandi kaupluste ja kohvikute seinale. Prinditud graafikute kaudu said töötajad oma tööaegadega tutvuda ja muutustest teada. Kui keegi jäi haigeks, soovis vahetust vahetada või läks puhkusele, tehti muudatused esialgu pabergraafikule. Alles hiljem, enne palgaarvestust, sisestasime need parandused- taaskord käsitsi programmi.

Taoline töökorraldus tähendas vältimatult topelttööd. Kui andmeid tuleb mitu korda erinevatesse kohtadesse sisestada, tekivad paratamatult vead. Sageli ilmnesid need alles siis, kui töötajad oma palgalehed kätte said. Ebakõlad palgatundides tekitasid segadust ja pahameelt – nii töötajates, kes pidid oma tunde õigeks selgitama, kui ka palgaarvestajates, kes pidid vigadele lahendusi leidma ja parandusi tegema. 

Soov muutuseks – miks otsustasime uue personalihalduslahenduse kasuks?

Põhjuseid, miks otsustasime otsida uut tööaja- ja personalihalduslahendust, oli mitmeid. Eelkõige soovisime muuta tööprotsessid tänapäevaseks ja mugavamaks – nii juhatajatele, personalitöötajatele kui ka kõigile töötajatele.

Meie jaoks oli oluline, et kogu vajalik info oleks ühes kohas, reaalajas igipääsetav ja kasutatav ilma paberite vahetamise või mitme programmi vahel pendeldamiseta. Soovisime, et töötajad saaksid ise sisestada puhkuseavaldusi ning enne graafikute koostamist märkida, millal nad soovivad vaba päeva. Selliste lahendustega oleks kogu protsess läbipaistvam ja annaks töötajatele võimaluse  oma tööaja planeerimises rohkem kaasa rääkida.

Lisaks oli meie jaoks oluline, et graafikute muudatused kajastuksid koheselt ja info liiguks kiiresti. Kiire info liikumine tähendab vähem arusaamatusi ja kiiremat reageerimist igapäevastele olukordadele.

Wemply kasutuselevõtt – alguse ettevaatlikkusest kindlusesse

Nagu iga uuenduse puhul, kaasnes ka Wemply kasutuselevõtuga alguses veidi hirmu ja vastuseisu. Mõned töötajad pelgasid uut süsteemi – vana tundus harjumuspärane ja turvaline. Üsna pea sai aga selgeks, et Wemply ei tee elu keerulisemaks, vaid lihtsamaks.

Töötajad said võimaluse ise oma tööaegu, puhkusejääke, tervisetõendeid ja isegi lepinguid vaadata. Kõik oluline info oli käepärast. See andis töötajatele suurema kontrolli oma tööelu üle, vähendades vajadust pisiasjade lahendamiseks personaliosakonda pöörduda.

Suur roll sujuvas üleminekus oli ka Wemply meeskonnal. Nad pakkusid võtmetöötajatele põhjalikku koolitust, olid igal hetkel toeks ja andsid meile kindlustunde, et me ei jää üksi. Tänu sellele oli üleminek palju lihtsam, kui alguses kartsime. Väga kiiresti tekkis tunne, et ilma Wemplyta me enam ei saakski.

Mis muutus pärast Wemply kasutuselevõttu?

Pärast uue süsteemi kasutuselevõttu muutus meie töökorraldus märgatavalt. Muutused olid tuntavad igal tasandil – töötajad, juhatajad, personalispetsialistid ja palgaarvestajad tundsid selget erinevust.

Töötajad näevad nüüd reaalajas, kui palju tunde nad on töötanud, ning saavad jälgida oma üle- ja alatunde. Kuna meil kehtib 4-kuuline summeeritud tööaja arvestus, annab see hea ülevaate töötundide jaotumisest. Puhkuseavalduste esitamine, soovipäevade lisamine ja oma andmete vaatamine on muutunud kiireks ja lihtsaks.

Juhatajad saavad graafikuid koostada ja muuta tunduvalt kiiremini. Kui varem tuli laveerida paberi ja programmi vahel, siis nüüd on kogu info ühes kohas. Visuaalselt on kohe näha, kui mõni vahetus on katmata või üle kaetud – see aitab kiiremini reageerida ja tagab parema töökoormuse jaotuse.

Personalitöötajatele ja palgaarvestajatele on Wemply toonud selguse ja täpsuse. Andmed liiguvad otse ja ilma käsitsi sisestamiseta. Palgaarvestuses on oluliselt vähem vigu ja kogu protsess on kiirem. Lisaks on töölepingud ning muudatused samas süsteemis, seda koos allkirjastamise võimalusega. Reaalajas on kättesaadav ülevaade, kes on lepingud allkirjastanud ja kes mitte.

Planeerime nüüd graafikuid neli kuud ette, mis aitab paremini prognoosida töökoormust. See annab meile varakult märku, kas on vaja töötajaid juurde palgata või hoopis tööjõudu ümber suunata.

Kuidas muutus igapäevatöö ja meeskonnatöö?

Wemply mõjul on meie igapäevane töökorraldus muutunud palju sujuvamaks ja rahulikumaks. Info liigub kiiresti, läbipaistvalt, olles alati kõigile osapooltele üheselt arusaadav. Töötajatel, juhatajatel ja personaliosakonnal on nüüd sama ülevaade ning see vähendab arusaamatusi.

Töötajad saavad ise oma tööelus rohkem kaasa rääkida. See suurendab kaasatust, iseseisvust ja usaldust. Juhatajad ei pea enam käsitsi parandusi tegema, mis tähendab, et neil jääb rohkem aega keskenduda oma meeskonnale ja sisulisele tööle.

Personalispetsialistide töökoormus on vähenenud. Paljud varem käsitsi tehtud ülesanded on nüüd automatiseeritud ja süsteemsed. See jätab rohkem aega päris personalitööks – arengute, koolituste ja toetamisega tegelemiseks. Samuti on juhatajate asendamine lihtsam – õiguste muutmisega pääseb asendaja kiiresti ligi vajalikele andmetele.

Ka palgaarvestus on nüüd täpsem ja kiirem. Vigu on vähem, info on usaldusväärne ja kõik töötab sujuvamalt. Kui varem tuli tihti kustutada tulekahjusid – otsida vigade põhjuseid ja andmeid taga –, siis nüüd saame keskenduda sisulisele tööle.

Soovitus teistele ettevõtetele: ärge kartke muutust

Meie kogemus näitab, et Wemply personalihaldustarkvara kasutuselevõtt oli suur samm edasi – mitte ainult tööaja arvestuse mõttes, vaid kogu organisatsiooni töökorralduse seisukohast. Seepärast soovitame ka teistele ettevõtetele: ärge kartke muutust. Iga uus süsteem võib esialgu tunduda hirmutav, kuid kui see toob kaasa läbipaistvuse, täpsuse ja ajasäästu, tasub see end kiiresti ära.

Wemply ei ole lihtsalt üks programm, vaid terviklik tööriist, mis muudab töö sujuvamaks, töötajad kaasatumaks ja juhid teadlikumaks. Töötajate rahulolu on kasvanud – nad tunnevad, et neil on rohkem kontrolli oma tööelu üle. Juhatajad ja personalitöötajad saavad keskenduda sellele, mis on päriselt oluline – inimestele, mitte süsteemi parandamisele.

Veelgi enam – Wemply arendab end pidevalt. Programm ei seisa paigal, vaid liigub edasi koos ettevõtete vajadustega. See annab kindluse, et ka tulevikus on meil parim võimalik lahendus.

Kokkuvõtteks: Wemply on rohkem kui lihtsalt tarkvara

Meie jaoks ei olnud Wemply pelgalt uus tööriist. See oli võimalus muuta kogu töökorraldus tõhusamaks, läbipaistvamaks ja kaasaegsemaks. Tänu sellele oleme täna paremini organiseeritud, töötajad on rahulikumad ja meeskonnad ühtsemad.

Kui ka teie ettevõte kaalub uuendusi tööajaarvestuses või personalihalduses, siis võime kindlalt öelda – Wemply on õige valik.