SA Sõbralt Sõbrale teekond ühtse ja kaasaegse Wemply personalihaldustarkvarani
Võtsime Wemply kasutusele 2025. aastal. See oli otsus, mida kaalusime kaua ja põhjalikult, sest personalihalduse tööriista vahetamine ei ole kunagi väike muudatus. Kuid juba esimeste kuude jooksul saime aru, et see samm oli vajalik ja ajaliselt igati küps. Meie organisatsioon kasvab ja areneb iga aastaga ning koos sellega ka töötajatega seotud info maht. Kahekümne aasta eest oleks ehk saanud hakkama paberite ja tabelitega, kuid täna, mil meil on umbes 150 töötajat ja 18 kauplust üle Eesti, enam mitte.
Milline oli olukord enne?
Ausalt öeldes oli meie personalihaldussüsteem mitte just kõige mugavam. Meil oli hulk faile, mis paiknesid kümnetes eri kaustades. Seal olid tööajatabelid, töötajate isikuandmed, töölepingud, lepingu muudatused, palgaandmed ja hulk teisi dokumente. Kui keegi meeskonnast soovis leida konkreetset infot mõne töötaja kohta, võis see vahel meenutada detektiivitööd. Fail oli kusagil olemas, aga oli vaja nuputada, kelle arvutis või mis alamkaustas.
Andmete haldamine oli ajakulukas ja ebaefektiivne suurendades paratamatult vea tekkimise riski. Liiga palju aega kulus dokumentide korrastamisele, mitte strateegilistele tegevustele.
Kuidas Wemply kasutusele võtmine toimus?
Pigem läksime katse-eksituse meetodi teed, mis osutus üllatavalt kiireks ja õpetlikuks. Julgesime proovida ise avastada kuidas asjad lahendatud on. Usume siiani, et ise katsetamine on parim õpetaja. Samas tuleb tunnistada, et Wemply juhenditest ja klienditoest on abi olnud, kui on küsimus tekkinud või oleme tahtnud tarkvaras mõnda muudatust teha.
Töötajate info on korras ja kättesaadav
Me otsisime teadlikult lahendust, mis toetaks rohkemat kui ainult tööajaarvestust. Wemply valisimegi just sellepärast, et see koondab lepingud, tööajad, puhkused, hüved ja muu personalitöö ühte kohta. Meie jaoks oli see oluline, et kogu töötajatega seotud info oleks selgelt hallatav ning ei sõltuks mitmest eraldi failist või süsteemist. Ei mingeid eraldi tabelite versioone, excelite jagamist ega segadust uuenduste salvestamisel. Kõik vajalik on ühtses süsteemis ja ajakohane.
👉 Mis on täna teisiti?
Lepingud — kõik on ühes kohas, lihtne luua ja hallata
Tööajad — korrektne arvestus, mis ei sõltu käsitsi korrigeerimisest
Puhkused — selged graafikud ja info reaalselt ajakohane
Töötajate hüved ja info — ülevaade on olemas igal ajahetkel
Muudatused — ei lähe kaduma ja keegi ei pea uusima failiversiooni otsimisele aega raiskama
Meile meeldib eriti see, et saame ise luua vajalikke vorme. See tähendab, et uue lepingu või muudatuse koostamine on mänguliselt lihtne: valime õige vormi, täidame vajalikud väljad ja kõik muu sünnib vaid mõne klikiga.
Lisaks on Agrello digiallkirja lahendus oluliselt vähendanud edasi-tagasi saatmisi ja printimist. Lepingud ei liigu enam füüsiliselt läbi postkasti, vaid valmivad ja allkirjastatakse digitaalselt.
Miks Wemply meeldivalt üllatas?
Üllataval kombel paranes koos personalitööga ka sisekommunikatsioon. Kuna kõik töötajate kontaktandmed on nüüd ühtses süsteemis ning neid hoitakse pidevalt ajakohasena, on kindel, et töötajatele mõeldud kirjad jõuavad õigete adressaatideni ja keegi ei jää infost ilma. Ükskõik, kas tegemist on töökorralduse infoga või sisekoolituse teatega enam ei teki olukordi, kus töötaja ei ole kirja saanud, sest tema e-post oli aegunud või vale.
Mis saab edasi? Meie väike unistus
Kui midagi veel soovida, siis oleksime õnnelikud, kui koolituste ja arengu osa saaks tulevikus samuti Wemplyga seotud. Oleme kindlad, et personalitöö tulevik liigub selles suunas, kus paberdokumente enam ei eksisteeri ning iga inimene saab näha oma infot digitaalsetes töövahendites.
Mida soovitame teistele?
Meie kogemus on näidanud, et info korrastatus on kvaliteedi alus. Kui ettevõttes toimub palju muutusi ja infot on palju, siis tuleb luua selgus.
Seetõttu võin südamerahuga öelda:
ettevõtted, kes hoiavad veel oma personalifaile eraldi tabelites ja erinevates kaustades, võiksid tõsiselt kaaluda personalihalduse tarkvara kasutuselevõttu.
Olgu selleks Wemply või mõni muu lahendus aga oluline on, et info oleks:
selge ja leitav
ajakohane ja kontrollitud
mitte üksnes inimestest sõltuv
ühtses süsteemis ja ligipääsetav
turvaliselt hoitud
Kokkuvõte
Wemply kasutuselevõtuga oleme astunud suure sammu edasi andmete parema korrastatuse suunas. Selgus, kiirus, usaldusväärsus ja süsteemsus on väärtused, mille peale saab ehitada nii professionaalse personalitöö kui ka tugeva organisatsioonikultuuri.