Kuidas Südamekodud tõid oma tööajaarvestussüsteemid tänapäeva
Tänapäeva kiiresti arenevates ettevõtetes on tööajaarvestus ja töötajate haldus saanud üheks olulisemaks teemaks, mis mõjutab nii tööandja strateegilist vaadet kui iga töötaja argipäeva. Kui süsteemid ei toimi, tekivad vead, viivitused, arusaamatused ja lõpuks ka rahulolematus. Kui aga lahendused on mugavad ja läbimõeldud, aitab see ettevõttel kasvada, juhtidel paremini juhtida ning töötajatel selgelt mõista oma õigusi ja kohustusi.
Südamekodu teekond on hea näide sellest, kuidas ühe valdkonna tõhusamaks muutmine võib parandada kogu organisatsiooni igapäevatööd. Koostöös Südamekodud personalijuhi Evelin Orroga valminud blogipostitus avab detailselt, milline oli tööajaarvestus enne uue lahenduse kasutuselevõttu, miks tekkis vajadus muutuste järele, kuidas kulges süsteemi juurutamine ning milliseid käegakatsutavaid tulemusi see ettevõtte jaoks kaasa tõi.
1. Milline nägi välja tööajaarvestus enne Wemply kasutuselevõttu?
Enne kui Südamekodudes võeti kasutusele Wemply, toimus tööaegade planeerimine ja arvestamine valdavalt Exceli tabelites. See oli pika aja jooksul kujunenud töökorraldus, mis töötas, kuid millel oli ka selged piirangud. Majade juhatajad koostasid iga kuu alguses eelmise kuu tööaja tabeli, täiendasid seda käsitsi ning saatsid seejärel raamatupidajale. Raamatupidajal oli omakorda ülesanne need andmed üle kontrollida, sisestada palgasüsteemi, võrrelda puhkusi ja ületunde ning arvestada kokku töötajate tasud.
Mida suuremaks kasvas ettevõte, seda suuremaks kasvas risk, et mõni number libiseb kahe silma vahele. Käsitöö kogus suurenes, vigade parandus muutus ajakulukaks ning töötajate ootused kaasaegsematele lahendustele kasvasid. Väga selgelt oli näha, et kui ettevõte soovib areneda, siis tuleb igapäevane töö suunata lahendustele, mis tagavad täpsuse, läbipaistvuse ja kiiruse.
Tööajaarvestus on iga organisatsiooni üks olulisemaid protsesse, sest sellest sõltuvad töötasu, töökoormuse planeerimine, puhkeaja tagamine ja õiglane hüvitamine. Südamekodude jaoks oli selge, et senine süsteem toimib piiripealselt ja vajab värskendust, eriti olukorras, kus ettevõtte töötajaskond kasvas pidevalt ning hooletäpsus polnud enam lubatav.
2. Mis oli peamine põhjus või vajadus, mis ajendas uut lahendust otsima?
Südamekodud on viimastel aastatel kiiresti laienenud. Ainuüksi 2023. aasta jooksul lisandus ettevõttesse mitu uut maja ning aasta lõpuks kasutas lahendust kümme üksust. Tänaseks on majade arv kasvanud kaheteistkümneni, mis tähendab, et tööjõud ulatub ligi seitsmesaja inimeseni. Selline kasv ei ole võimalik ilma tugeva sisemise struktuuri ja süsteemideta, mis hoiavad igapäevase töö korraldatuna.
Peamised põhjused uue personali- ja tööajaarvestuse lahenduse otsimise taga olid järgmised:
Ettevõtte kiire kasv, mis tõi kaasa vajaduse parema koordineerimise järele.
Töötajate arvu suurenemine, mis tegi senise käsitöömahuka protsessi ebamõistlikult aeganõudvaks.
Soov vähendada vigu tööaja planeerimisel, ületundide arvestuses ja graafikute koostamisel.
Vajadus süsteemi järele, mis areneks koos ettevõttega, oleks paindlik ja võimaldaks koondada erinevad töötajate haldusega seotud teemad ühele platvormile.
Wemply puhul nähti potentsiaali just kasvupartnerina – lahendust, mis mitte ainult ei asenda vanu töövahendeid, vaid suudab luua ühtse ja läbipaistva ökosüsteemi kogu personali halduseks.
3. Kuidas kulges Wemply kasutuselevõtt?
Kuigi iga uue tarkvara juurutamine tekitab esialgu elevust ja ka veidi kartust, kulges Wemply kasutusele võtmine oodatust sujuvamalt. Alustati kahe maja juurutamisest 2023. aasta jaanuari lõpus. Peagi liitus veel neli maja ning aastaga jõuti olukorda, kus lahendust kasutasid kõik kümme üksust.
Protsess ei olnud siiski täiesti sirgjooneline. Südamekodude tööajaplaneerimises oli rohkelt väikeseid erisusi, mis tähendas, et süsteemi tuli kohandada vastavalt konkreetsetele vajadustele. See aga ei saanud takistuseks – Wemply meeskond võttis kuulda kõik ettevõtte soovid, analüüsis olukorda ja tegi vajalikud arendused.
Tagantjärele vaadates saab öelda, et koostöö oli määrava tähtsusega. Kliendi ja teenusepakkuja tihe suhtlus aitas tagada, et lõpptulemus vastaks ootustele. Aasta hiljem ei kujutanud enam keegi ette, et enne tehti tööajaarvestust käsitsi – uued töövõtted olid muutunud loomulikuks.
4. Millised muutused ja paranemised tulid pärast kasutuselevõttu?
Kui süsteem oli kasutusel kõikides majaüksustes, hakkasid positiivsed muutused väga selgelt silma paistma. Tänaseks on Südamekodudes 12 maja, kus igaüks planeerib tööaega eraldi, kuid ühisel tarkvaraplatvormil. Tööajaplaneerimine on muutunud:
oluliselt mugavamaks – graafikuid saab koostada ja muuta reaalajas;
kiiremaks – käsitöö hulk on vähenenud;
täpsemaks – vead ületundide ja puhkuste arvestuses on märgatavalt vähenenud.
Kõik töötajatega seotud andmed on koondatud ühte süsteemi. Ühest kohast leiab:
tööajaarvestuse,
puhkused,
töötervishoiu info,
juhendamised,
töölepingute dokumentatsiooni,
töövahendid,
ja palju muud.
Selline koondatus muudab nii juhi kui töötaja elu lihtsamaks. Töötajatel on võimalik näha oma infot läbipaistvalt ühest kohast, mis vähendab segadusi ja aitab ennetada arusaamatusi.
Eraldi tasub välja tuua raamatupidamise töökorralduse muutumine. Kui varem tuli raamatupidajal iga maja saadetud Exceli tabelid käsitsi üle kontrollida ja palgasüsteemi sisestada, siis nüüd liiguvad andmed automaatselt ning vigade tekkimise võimalus on viidud miinimumini.
Muidugi pole sellises mahus ettevõttes kõik olnud ainult ideaalne. On ette tulnud väljakutseid seoses andmete eksportimise või muudatuste elluviimisega. Samuti on Südamekodude töötajaskonna keskmine vanus veidi kõrgem, mis tähendab, et digilahenduste kasutuselevõtt ei ole igas majas kulgenud ühtmoodi kiirelt. Seetõttu on kasutajakoolitused saanud igapäevaseks tegevuseks, kuid tulemused näitavad, et see töö tasub end täielikult ära.
5. Kuidas on Wemply mõjutanud igapäevast töökorraldust?
Üks suurimaid muutusi, mida süsteemi kasutuselevõtt tõi, on töötajate halduse selge lihtsustumine kogu organisatsiooni üleselt. Peakasutaja näeb kogu infot ja saab juhatajaid toetada olenemata asukohast. Kuna majad paiknevad eri piirkondades üle Eesti, on virtuaalne lahendus muutunud hädavajalikuks.
Täna lahendatakse 99% küsimustest virtuaalselt. Majade juhatajad, personali- ja raamatupidamistiim ning Wemply klienditugi töötavad ühtses tempos. Kahe kontoritöötaja keskne roll on toetada majade töötajaid ning tagada, et kõik küsimused saaksid kiire lahenduse.
Virtuaalne lähenemine on muutnud info liikumise:
kiiremaks,
täpsemaks,
vähem sõltuvaks füüsilisest asukohast,
oluliselt vähem ajamahukaks.
Organisatsiooni jaoks tähendab see ka paremat juhtimisvõimekust – juhtidel on selge ülevaade töökoormusest, töötajate saadavusest ja koormuste jagunemisest. Töökorralduse planeerimine ei ole enam pidev „tulekahjude kustutamine“, vaid selgelt juhitav protsess.
6. Mida ütleksite teistele ettevõtetele, kes kaaluvad Wemply kasutuselevõttu?
Kokkuvõttes soovitakse Wemplyt kindlasti ka teistele ettevõtetele. Peamine väärtus on töötajatega seotud info koondamine ühte keskkonda, mis säästab juhtide aega ja vähendab olukordi, kus oluline info kaob erinevate kanalite või tabelite vahele.
Mõned peamised soovitused teistele:
Wemply areneb pidevalt vastavalt tööandjate vajadustele, mis tähendab, et tegemist pole lihtsalt staatilise tarkvaraga, vaid lahendusega, mis elab koos ettevõttega.
Koostöö on paindlik, muudatuste tegemine ei tähenda lisakulude laviini.
Klienditugi on kiire ja professionaalne, mis on oluline eriti juurutuse ja kiire kasvu perioodil.
Südamekodude kogemus näitab, et kui ettevõte liigub selge eesmärgiga, on võimalik viia kogu tööajaarvestus ja töötajate haldus uuele tasemele isegi olukorras, kus töötajate eripärad, asukohad ja digioskused on väga erinevad.
Kokkuvõte
Wemply kasutuselevõtt oli Südamekodude jaoks oluline samm, mis aitas muuta kogu organisatsiooni töökorraldust. Tööajaarvestus Exceli tabelitest automatiseeritud süsteemi tõi kaasa:
täpsuse tõusu,
ajavõidu,
läbipaistvuse,
parema juhtimisvõimekuse,
ja lõpuks ka töötajate rahulolu kasvu.
Iga organisatsioon kasvab seni, kuni selle protsessid toimivad. Südamekodu näide tõestab, et õigete süsteemide kasutamine ei ole lihtsalt mugavus, vaid äärmiselt oluline osa arengust ja jätkusuutlikkusest. Wemply võimaldas neil kasvuga kaasas käia ning pakkuda töötajatele lahendusi, mis toetavad nende igapäevast tööd ja heaolu.
Kui sinu ettevõte kaalub sarnast sammu, siis Südamekodude kogemus näitab, et muutus on seda väärt.