SA Tallinna Koolitervishoid: personalihaldus kui ettevõtte vundament
Personalihaldus on igas organisatsioonis nagu nähtamatu vundament – seda ei märgata seni, kuni miski on paigast ära. SA Tallinna koolitervishoid ei olnud erand. Nende teekond mugavama ja tänapäevasema tööajaarvestuse ning personalihalduse lahenduseni on hea näide sellest, kuidas üks õige otsus võib muuta kogu igapäevase töökorralduse sujuvamaks, kiiremaks ja märksa vähem stressirohkeks.
Enne Wemplyt: tehniline raam, millele oli vaja värskemat sisu
SA Tallinna Koolitervishoid kasutas aastaid teist personalitarkvara. Tegemist oli süsteemiga, millel olid omad kindlad tugevused, kuid ka piirangud.
Tarkvara pakkus küll tööajaarvestuse ja personalidokumentide jaoks põhilisi võimalusi, kuid sellest jäi väheks. Personalihaldus oli nende jaoks midagi enamat kui tabelid ja raporteerimine. Sooviti lahendust, mis pakuks:
rohkem funktsionaalsust
vähem käsitööd
sujuvamat igapäevatööd
paremat andmete haldamist
töötajatele mugavamat iseteenindust
Kui organisatsioon areneb, peavad arenema ka protsessid. SA Tallinna Koolitervishoid tundis, et nende vajadused on ajas kasvanud ning vajatakse tarkvara, millel on rohkem võiamlusi.
Muudatuse algpõhjus: soov vähendada käsitööd ja anda töötajatele rohkem võimalusi
Organisatsioonis oli selge arusaam, et personalihaldus peab liikuma käsitsi administreerimiselt automatiseeritud ja tõeliselt kasutajasõbraliku lahenduse suunas. See ei ole lihtsalt tehniline uuendus, vaid terve mõtteviisi värskendus.
Juhtkonna põhimõte oli lihtne ja loogiline:
tänapäeval tuleb vähendada rutiinset käsitööd ning anda töötajatele rohkem iseteeninduse võimalusi.
See hõlmas:
tööajaarvestuse automatiseerimist
puhkuste haldamise lihtsustamist
töötajatele võimalust ise taotleda erinevaid puhkusi, koolitusi ja lisada dokumente
turvalist lahendust värbamisprotsessi dokumentide jaoks
kiiremat andmevahetust ja vähem e-kirjade edasi-tagasi saatmist
Personalihaldus ei peaks olema vaid personalijuhi tööriist. See peaks olema ka töötajate tööriist. Just sellest ideest lähtuvalt hakati otsima uut partnerit.
Kasutuselevõtu kogemus: sujuv, juhendatud ja turvatunnet loov protsess
Uue tarkvara kasutuselevõtt võib tekitada hirmu – kas andmed migreeruvad korralikult? Kas töötajad saavad hakkama? Kas kõik funktsioonid, mida lubati, ka päriselt töötavad?
SA Tallinna Koolitervishoiu kogemus Wemplyga oli igati positiivne.
Nende sõnul:
protsess oli sujuv,
kõik oli hästi juhendatud,
Wemply tiim pakkus tuge igal etapil,
ning tuge jätkub ka pärast kasutuselevõttu igapäevaselt.
Uuele lahendusele üleminek on nagu kolimine – isegi kui ootad uut kodu väga, võib protsess ise olla tüütu. Kuid kui sul on kolimisfirma, kes kõik ära organiseerib, muutub kogemus täiesti teistsuguseks.
SA Tallinna Koolitervishoid tundis igal sammul, et Wemply tiimil on päriselt aega ja soovi aidata. See loob usalduse ja aitab muutusele kiiremini kohaneda.
Mida muutis Wemply päriselt? Muudatused, mis on tunda igas töölõigus
Kui personalihaldus muutub tõhusamaks, annab see tunda kõigis organisatsiooni kihtides – töötajatest juhtideni, personalijuhist raamatupidajani. SA Tallinna Koolitervishoid tõi välja mitmeid konkreetseid muudatusi, mis nende jaoks kõige olulisemad:
1. Töötajate iseteenindus muutus päriselt mugavaks
Töötajad saavad nüüd ise:
taotleda puhkusi
registreerida koolitusi
lisada vajalikke dokumente
esitada maksuvaba tulu avaldusi
See tähendab, et personalijuht ei pea enam täitma vorme teiste eest ega jahtima dokumente e-kirjade kaudu.
2. Värbamine on selgem ja turvalisem
Uus töötaja saab:
ise laadida üles vajalikud dokumendid
sisestada oma andmed
teha seda kõike turvaliselt
E-kirjadest on saanud ajalugu. Andmed ei kao enam postkasti sügavustesse ja personalijuht ei pea muretsema, kas fail on ikka õiges vormingus.
3. Sisekommunikatsioon paranes tänu teavitustele
Organisatsioon lõi asendajate süsteemi:
asendaja saab teavituse ja kinnitab selle ühe nupuvajutusega.
Kõik osapooled näevad selgelt, kes on tööl, kes puhkab ja kes kelle töö üle võtab.
4. Personalijuhi aeg vabanes päris töö jaoks
Kui tarkvara töötab nii nagu peab, saab personalijuht keskenduda sellele, mis on tegelikult oluline:
strateegia
inimeste arendamine
organisatsiooni kultuur
tulevikusuunad
See on personalihalduse suurim väärtus – vabastada aega.
Igapäevase töökorralduse muutus: vähem ootamist, rohkem selgust
SA Tallinna Koolitervishoid mainib, et just töötajate rahulolu on kõige suurem võit.
Töötajad hindavad:
et nad näevad oma tööaegu selgelt
et kõik info liigub kiiremini
et nad saavad ise oma asju ajada
et süsteem on lihtne ja selge
Kui töötaja ei pea kulutama aega küsimisele “kas mu puhkus sai kinnitatud?” või “kas mu dokument jõudis kohale?”, siis on kogu organisatsioon võidumees.
Personalihaldus kui organisatsiooni uuenemise süda
Personalihaldus ei ole enam ammu pelgalt failide haldamine ja tööaja kokkuvõtete tegemine. See on kogemus – töötaja kogemus. Organisatsioonide konkurentsivõime sõltub sellest, kui hästi nad suudavad luua lihtsat ja läbipaistvat keskkonda, kus info liigub kiirelt, andmed on kättesaadavad ja iga töötaja tunneb, et süsteem päriselt toetab teda.
SA Tallinna Koolitervishoiu lugu näitab, kui palju võib muutuda siis, kui personalihaldus saab kaasaegse, paindliku ja kasutajasõbraliku lahenduse.
Mida nemad soovitavad teistele?
Nende sõnum on selge, otsekohene ja julgustav:
„Kui teil on kõrged ja mitmekesised nõudmised personaliprogrammile ja soovite ajasäästu, täpsust ning mugavust, siis Wemply on suurepärane valik.”
See ei ole lihtsalt reklaamlause. See on praktiline kogemus, mis on üles ehitatud päris olukordadele, päris inimestele ja päris probleemidele.
Kokkuvõte:
SA Tallinna Koolitervishoiu kogemus näitab midagi väga inimlikku:
muudatused on vajalikud siis, kui organisatsioon kasvab ja vajadused muutuvad.
Personalihaldus ei saa seista paigal, kui maailm ümberringi liigub edasi. Kaasaegne töötaja ootab selgust, paindlikkust ja mugavust. Kaasaegne personalijuht vajab vahendeid, mis vähendavad rutiini ja suurendavad strateegilist mõtlemist.