Kuidas Tartu Luterlik Peetri Kool muutis personalitöö lihtsamaks ja tõi kogu info ühte süsteemi

Personaliinfo on Igas organisatsioonis üks olulisemaid ressursse. Mida rohkem töötajaid, osakondi ja erinevaid tööprotsesse, seda keerulisemaks muutub igapäevane info liikumine. Kui tööajaarvestus, puhkused, dokumendid ja personali puudutav info asuvad erinevates tabelites, e-kirjades ja süsteemides, kulub nende haldamisele märkimisväärne aeg ja suureneb ka vigade tekkimise võimalus.

Just sellise olukorraga seisis silmitsi Tartu Luterlik Peetri Kool enne Wemply kasutuselevõttu. Täna on kogu personaliga seotud info koondatud ühte keskkonda ning nii töötajate kui ka juhtide igapäevane töö on muutunud märgatavalt lihtsamaks.

Allpool jagab Tartu Luterlik Peetri Kooli personalijuht kogemust Wemply kasutuselevõtuga ning räägib, millised muutused on toonud suurimat väärtust nii personalitööle kui ka kogu organisatsiooni igapäevasele toimimisele.

Milline nägi välja tööajaarvestus enne Wemply kasutuselevõttu?

Meie asutuses on viis õppesuunda: põhikool, lasteaed, koduõpe, Karolini kool ja huvikool - mis omavahel infot vahetavad. Enne Wemply kasutuselevõttu oli lõplik tööajaarvestus koondatud Excelisse, kuid selleks vajalik info tuli kokku koguda mitmest erinevast kohast. Andmeid saabus osakondade erinevatest keskkondadest, e-kirjade teel, paberil esitatud puudumiste ja puhkuste avaldustest ning muudest infosüsteemidest. Avaldused jõudsid esmalt osakonnajuhtideni, kes pidid need personalijuhile edastama.

Ka muud personaliga seotud andmed paiknesid eri kohtades. Dokumentide hoidmiseks kasutasime vananenud keskkonda, mida kõik töötajad ei osanud kasutada. Ülevaade töötajate ligipääsudest ja töövahenditest võis olla osakonnajuhi märkmikus või kellegi isiklikus tabelis. Kuna osakonnad asuvad erimajades, siis sellised ülevaated oli erinevates kohtades laiali. Töötajad pöördusid sageli personalijuhi poole, et uurida näiteks oma puhkusejääki. Samuti saadeti majanduskuluaruandeid e-posti teel.

Mis oli peamine põhjus või vajadus, mis ajendas teid otsima uut personali- ja tööajaarvestuse lahendust?

Kui personali puudutav info liigub nii osakonnasiseselt kui ka osakondade vahel, ei saa alati olla kindel, et kogu vajalik teave jõuab õigete inimesteni. Lisaks kaasneb Exceli tabelite käsitsi haldamisega alati inimlike vigade risk.

Kõige suurem väljakutse oli aga ajakulu. Tööajaarvestuseks vajaliku info kokku kogumine võttis iga kuu väga palju aega. Vajasime lahendust, kus kogu personaliga seotud info oleks ühes kohas, kergesti leitav ning kättesaadav neile, kes seda oma töös vajavad.

Kuidas kulges Wemply kasutuselevõtt teie jaoks?

Wemply kasutuselevõtt kulges sujuvalt ning töötajad harjusid uue süsteemiga kiiresti. Suurim väärtus ilmnes siis, kui erinevad personaliprotsessid hakkasid liikuma ühes keskkonnas.

Täna jõuab töötaja avaldus Wemplys automaatselt kõigi vajalike osapoolteni – otsese juhi, töögraafiku koostaja, personalijuhi ja raamatupidajani. See vähendab oluliselt käsitsi edastamist ning annab kindluse, et vajalik info ei jää kellelgi märkamata.

Wemply kasutamine ei nõua suurt juurdeõppimist. Igale töötajale tutvustatakse  Wemply kasutamist, enamik saavad neist ülesehitusest ja funktsionaalsusest sisse logides esimese 10 minuti jooksul sisselogimisest. Programm on Eesti keeles ja selle sisu on üles ehitatud vastavalt meie oma vajadustele.

Võtsime Wemply kasutusele 2025.aasta jaanuaris. 2026.aasta kevadel tehtud rahuloluuuringus olid töötajad täiesti või pigem nõus, et “Wemply personaliprogramm teeb asutusesise asjaajamise lihtsaks.” Saime kinnitust, et oleme teinud hea investeeringu.

Millised konkreetsed muudatused või paranemised toimusid pärast Wemply kasutuselevõttu?

Suurim muutus on olnud kogu personaliinfo koondumine ühte süsteemi. Töötajate dokumendid, puhkusejäägid, avaldused ja muu oluline info on nüüd kergesti leitav ja vajadusel muudetav.

Avalduste esitamine on muutunud väga lihtsaks, sest töötaja saab vajalikud toimingud teha mõne klikiga ning ei pea enam muretsema, kas info jõuab õigete inimesteni. Samuti on vähenenud vajadus pidada erinevaid Exceli tabeleid või otsida infot mitmest kohast.

Personalijuhina olen märganud, et märkimisväärselt on vähenenud ka rutiinsed küsimused, näiteks puhkusejäägi kohta, sest töötajad näevad seda infot nüüd ise.

Kuidas on Wemply mõjutanud teie igapäevast töökorraldust või meeskonna tööd?

Juhtide jaoks on töö muutunud lihtsamaks, sest nad ei pea enam avaldusi käsitsi edasi saatma. Kui avaldus on kinnitatud, liigub info automaatselt järgmistele osapooltele.

Samuti saavad juhid ühest kohast ülevaate oma töötajate dokumentidest, lepingutest, erikokkulepetest ja kinnitatud juhenditest. Eraldi tabelite pidamise vajadus on suuresti kadunud ning oluline info on alati kättesaadav.

Töötajatele tähendab Wemply suuremat iseseisvust. Nad saavad jälgida oma puhkusejääke, vaadata endaga seotud dokumente, esitada avaldusi ning vajadusel uuendada oma andmeid. Lisaks on võimalik näha kolleegide puhkuseaegu, mis aitab meeskondadel paremini planeerida ühiseid tegevusi ja töökorraldust.

Wemply hoiab kindlasti minu kui personalijuhi töötunde kokku ning nende tundide asemel saan teha sisulisemat tööd inimestega.

Mida ütleksite teistele organisatsioonidele, kes kaaluvad Wemply kasutuselevõttu?

Kui organisatsioonis liigub personali puudutav info mitme inimese, tabeli ja süsteemi vahel, tasub kindlasti kaaluda selle koondamist ühte keskkonda. Meie kogemus näitab, et suurim võit ei ole ainult ajasääst, vaid ka kindlus, et oluline info on olemas, leitav ja jõuab õigete inimesteni.

Wemply on aidanud meil muuta personaliprotsessid läbipaistvamaks, vähendada käsitööd ning anda nii juhtidele kui ka töötajatele parem ülevaade neid puudutavast infost. See on lisaks minule võimaldanud ka kõigil juhtivatel tasanditel suunata rohkem aega sisulisele tööle ja vähem administratiivsete tegevuste korraldamisele.