Tech Group: digitaliseerimine viis personalihalduse uuele tasemele
2025. aasta ettevõtte tiitli pälvinud Tech Group on midagi enamat kui lihtsalt tehnoloogiaettevõte. Tallinnas lennujaama kõrval tegutsev enam kui saja töötajaga ettevõte on aastaid ehitanud tulevikku – sõna otseses mõttes. Nende inseneride ja tootmismeeskondade töö tulemusel sünnivad originaalseadmed ja automatiseerimislahendused, mis aitavad teistel tehnoloogiaettevõtetel luua täpseid ja keerukaid komponente, alates kiipidest kuni meditsiiniseadmeteni.
Tech Groupi eristab teistest sarnastest ettevõtetest nende oskus ühendada tehniline nutikus, insenerimõte ja praktiline tootmistarkus. See on koht, kus prototüüp muutub reaalseks tooteks, ja kus iga liigutuse taga seisab inimene, kelle töö on hoolikalt kavandatud ja arvestatud. Peaaegu kogu Tech Groupi toodang läheb ekspordiks – enim Saksamaale, Soome ja Šveitsi.
Aga isegi kõige nutikam tehnoloogia vajab sujuvat inimeste haldamist. Siin tuleb mängu Wemply.
Teekond digitaalse personalihalduse poole
Tech Groupi personalijuht Marina Rodina teab hästi, kui oluline on süsteemsus ja täpsus, eriti ettevõttes, kus iga detail loeb. Kuni mõne aasta eest oli aga personalihaldus veidi killustatud – nii tööajaarvestus kui personaliandmete haldamine toimusid eri programmides.
„Enne Wemply kasutuselevõttu kasutasime tööaja- ja personaliarvestuse programme eraldi,“ meenutab Marina. „See tähendas palju topeltkontrolle ja korduvat andmete sisestamist. Ka puhkuseavaldused olid paberkandjal ning puhkusegraafiku koostamine oli omaette väljakutse.“
Kuigi Excel polnud enam peamine tööriist, polnud olemas ka ühtset süsteemi, mis ühendaks kõik personalihaldusega seotud tegevused ühte kohta.
„Kui ettevõte kasvab ja tööl on juba üle saja inimese, muutub manuaalne töö lihtsalt liiga ajamahukaks,“ ütleb Marina. „Me vajasime lahendust, mis oleks kiire, turvaline ja kasutajasõbralik – just seda pakkus Wemply.“
Digihüpe: miks Tech Group otsustas Wemply kasuks
Peamine põhjus uue lahenduse otsimiseks oli vajadus tuua kõik tööajaarvestus ja personalihaldusprotsessid ühte süsteemi. See tähendas puhkuseavalduste digitaliseerimist, elektrooniliste allkirjade kasutuselevõttu ja üldist ajasäästu.
„Wemply tundus justkui loomulik järgmine samm,“ räägib Marina. „Meie eesmärk oli viia kogu puhkuste haldamine digitaalseks ning muuta dokumentide allkirjastamine lihtsaks ja kiireks. See oli meie jaoks oluline samm, et säästa aega ja vältida tarbetut paberimajandust.“
Lisaks oli Tech Groupil soov, et töötajad saaksid oma tööandmetele ligipääsu igal ajal ja igast seadmest. „Inimesed on harjunud, et kõik on telefonis – miks ei võiks ka tööandmebaas olla?“ lisab Marina.
Esimesed sammud ja sujuv kasutuselevõtt
Uue süsteemi kasutuselevõtt võib tunduda hirmutav, eriti kui see puudutab ettevõtte tuumikprotsesse, nagu tööajaarvestus ja personalihaldus. Kuid Marina sõnul oli üleminek Wemplyle üllatavalt lihtne.
„Andmete importimine Wemplysse oli üllatavalt sujuv,“ räägib ta. „Kuigi tööajalugerite integreerimisel tekkis alguses mõningaid raskusi, lahendas Wemply meeskond need kiiresti ja professionaalselt. Kogu protsess oli hästi juhitud ning meile anti tuge igas etapis.“
Wemply meeskond oli kogu aeg kättesaadav – nad aitasid seadistada süsteemi täpselt vastavalt Tech Groupi vajadustele. „See ei olnud lihtsalt tarkvara paigaldamine, vaid koostöö,“ ütleb Marina. „Me tundsime, et meie mured ja soovid võetakse kuulda.“
Tulemused: vähem pabereid, rohkem aega põhitegevuseks
Pärast Wemply kasutuselevõttu olid muutused märgatavad.
„Varem pidin töölepingu lisade allkirjastamiseks otsima töötajaid mööda maja ja tegema seda kõik paberkandjal,“ meenutab Marina. „Nüüd sain suure hulga lepingumuudatusi allkirjastatud otse Wemply kaudu. See oli kiire, mugav ja mõlemale poolele efektiivne.“
Ka puhkuste haldamine on saanud täiesti uue hingamise. „Minu laual ei ole enam paberivirnu, mis vajasid füüsilist allkirja ja hilisemat skaneerimist raamatupidajale. Kõik toimub digitaalselt ja hetkega,“ kirjeldab Marina rahulolevalt.
Uute töötajate värbamine on samuti muutunud sujuvamaks – töötajad sisestavad oma andmed ise süsteemi, mis välistab käsitsi sisestamise ja vähendab vigade ohtu.
„Need muutused on kokkuvõttes tohutu ajavõit. Me saame keskenduda inimestele, mitte Exceli ridadele,“ ütleb ta.
Efektiivsus ja läbipaistvus igal tasandil
Kui küsida, mis on Wemply suurim mõju igapäevasele töökorraldusele, ei pea Marina kaua mõtlema.
„Personalitöö on muutunud märksa efektiivsemaks ja läbipaistvamaks,“ ütleb ta. „Töötajad näevad nüüd ise kõiki oma töösuhtega seotud andmeid – tööaega, palgainfot, puhkusejääki jne. See tähendab, et nad pöörduvad oluliselt harvem selliste küsimustega oma juhtide poole.“
See omakorda on muutnud ka juhtide töö lihtsamaks. Kui varem kulus palju aega info otsimisele ja täpsustamisele, siis nüüd liigub teave kiiresti ja täpselt.
„Ka palgaarvestus on muutunud lihtsamaks ja kiiremaks,“ lisab Marina. „Topeltkontrollid on kadunud, sest kõik andmed on ühest kohast kättesaadavad ja sünkroonis.“
Koostöö, mis kasvab koos ettevõttega
Tech Group on oma olemuselt uuenduslik ja paindlik ettevõte, ning Marina hinnangul peegeldab Wemply seda sama vaimu.
„Oleme juba soovitanud Wemplyt mitmele teisele ettevõttele ja teen seda kindlasti ka edaspidi,“ ütleb ta. „Mulle meeldib, et Wemply meeskond on alati avatud meie ideedele ja vajadustele. Nad on teinud meile isegi mitmeid lisaarendusi ilma lisatasuta, mis näitab, et nad tõesti hoolivad oma klientidest.“
Marina tunnistab, et ettevõtte kiire kasvamise ajal oli kliendisuhtlus alguses natuke keerulisem – aga ajaga on palju muutunud.
„Kui Wemply arengufaasis oli kliendisuhtlus veidi nõrgem, siis täna on tugi väga professionaalne. Küsimustele vastatakse kiiresti ja lahendused leitakse operatiivselt. Me tunneme, et meid kuulatakse ja mõistetakse,“ kiidab ta.
Digitaalne personalihaldus kui tulevikustandard
Tech Groupi kogemus näitab selgelt, et personalihalduse digitaliseerimine ei ole pelgalt trend, vaid reaalne konkurentsieelis. Ettevõtted, kes suudavad oma tööprotsessid lihtsustada ja muuta läbipaistvaks, võidavad ajas, efektiivsuses ja töötajate rahulolus.
„Meie inimesed arendavad iga päev süsteeme, mis muudavad teiste ettevõtete tootmist targemaks ja täpsemaks,“ ütleb Marina. „Seetõttu tundus täiesti loogiline, et ka meie sisemised protsessid peavad olema sama nutikad. Wemply sobis meie mõtteviisiga ideaalselt.“
Wemply mõju ettevõtte kultuurile
Tehniline tõhusus on vaid üks pool loost. Teine, ehk isegi olulisem, on see, kuidas sellised muudatused mõjutavad tööõhkkonda ja meeskonnatunnet.
„Kui inimesed ei pea kulutama aega paberimajandusele või tühjadele küsimustele, on nad rõõmsamad ja keskendunumad,“ ütleb Marina. „Wemply on aidanud luua meie ettevõttes läbipaistvama ja kaasavama kultuuri.“
Tänu süsteemile saavad kõik töötajad oma õigused ja kohustused selgelt nähtavaks. Kui varem tekkis aeg-ajalt segadusi puhkuste, tööaja või tasude osas, siis nüüd on kõik info alati kättesaadav ja ajakohane.
Kliendikogemus, mis räägib enda eest
Tech Groupi lugu on ehe näide sellest, kuidas hästi läbimõeldud digilahendus võib muuta ettevõtte toimimist. Wemply ei ole lihtsalt tööriist – see on partner, kes kasvab ja areneb koos kliendiga.
„Kui ma peaksin Wemply ühe sõnaga kokku võtma, siis ütleksin: paindlikkus,“ ütleb Marina. „Süsteem kohandub meie vajadustega ja mitte vastupidi. See on midagi, mida me hindame väga.“
Tänu sellele on Tech Groupi personaliosakond saanud vabastada oma aja rutiinsete toimingute arvelt ja keskenduda sellele, mis on tõeliselt oluline – inimeste arendamisele, töörahulolule ja ettevõtte sisekultuuri tugevdamisele.
Pilk tulevikku
Kui küsida Marina käest, kuhu edasi, on vastus selge: digitaalsus on alles algus.
„Tehnoloogia areneb kiiresti ja Wemply areneb koos sellega. Meie jaoks on oluline, et partner suudaks sammu pidada nii turu kui ka meie ettevõtte kasvuga,“ ütleb ta.
Tech Group plaanib tulevikus kasutada Wemplyt veelgi enam ka automatiseerimisel ja analüütika valdkonnas – näiteks tööaja andmete põhjal trendide jälgimiseks.
„Kui üks süsteem suudab anda ülevaate, mitte ainult hallata, siis muutub personalitöö strateegiliseks,“ märgib Marina. „See on suund, kuhu tahame liikuda.“
Kokkuvõtteks: efektiivsus, mis sünnib koostööst
Tech Group on näide sellest, kuidas tehnoloogia ja inimlik lähenemine saavad käia käsikäes. Kui Tech Group spetsialistid loovad tulevikulahendusi teistele ettevõtetele, siis Wemply aitab neil samal ajal ehitada tugevat ja kaasaegset sisekultuuri.
„Tegemist on tõesti vinget ja hästi toimivat lahendust pakkuva programmiga,“ võtab Marina jutu kokku.
Tech Groupi kogemus tõestab, et digitaliseerimine ei ole vaid mugavus, vaid ka investeering tulevikku.
Kui protsessid on lihtsad, inimesed rahul ja aeg väärtuslik, sünnib tulemus, mis paistab silma – nii Eestis kui ka mujal maailmas.