TP Kinnisvarahoolduse kogemus Wemply tööajaarvestuse ja personalihaldusega

TP Kinnisvarahooldus OÜ on juba üle 25 aasta pakkunud kinnisvarahooldus-ja puhastusteenuseid, teenindades kliente alates väiksematest ettevõtetest kuni suurte ärihooneteni. Nende töö on hajutatud erinevate objektide vahel Tallinnas ja Tartus, mis teeb tööaja ning personali haldamise vajaduse eriti kriitiliseks. Kui töö on laiali eri kohtades ja sadade inimeste vahel, on vaja süsteemi, mis aitaks tööaja-ja personalihaldusega kokku hoida väärtuslikku tööaega.  
Järgnevas loos räägib TP Kinnisvarahooldus OÜ personalijuht/Igapäevajuht Anett Uska, kuidas Wemply tarkvara on aidanud muuta tööaja ja personali haldamise lihtsamaks, läbipaistvamaks ning igapäevatöö oluliselt sujuvamaks.

Varasem kokkupuude Wemply tööaja ja personalihaldusega ning otsus uuesti proovida

On teada tõde, et tehnoloogia areneb meeletu kiirusega. Nii ka Wemply tarkvara. Tegelikult ei ole see meie esimene kord Wemply tööaja ja personalihaldusega kokku puutuda. Esimene kogemus jäi mitme aasta taha, kui Wemply oli alles arengufaasis ja tundus meie vajaduste jaoks veidi kitsaks jäävat. Toona tundus lahendus veel liiga väheste võimalustega, et kogu meie tööprotsessi katta.

Siiski jättis juba esimene kokkupuude Wemply meeskonnaga hea mulje. Suhtlus oli professionaalne ja abivalmis, jäi tunne, et tegu on tiimiga, kes kuulab oma kliente ja tahab päriselt arendada midagi väärtuslikku. Kuigi me toona süsteemi pikemalt ei kasutanud, jäi see kogemus meile positiivselt meelde. Just see varasem taust pani meid hiljem mõtlema, et võiksime Wemplyle uue võimaluse anda.

Aastad möödusid ja meie ettevõte kasvas. Suurenes objektide ja töötajate arv ning ka ootused süsteemidele, mis aitaksid igapäevatööd korraldada. Kui nägime, kuidas Wemply platvorm on arenenud, otsustasime sellele uue võimaluse anda. Seekord tundus lahendus märgatavalt küpsem ja laiemate võimalustega.

Elu enne Wemply tarkvara

Enne uuesti Wemplyle üleminekut toimus meie tööajaarvestus pigem käsitööna. Kasutasime Exceli tabeleid, mille täitmine ja korrigeerimine võttis palju aega. Andmeid koguti erinevatest allikatest ning sageli pidi neid mitu korda kontrollima. Paratamatult tekkis vigu, numbrid ei klappinud, ajad ei olnud õiged või puhkused korrektselt kajastatud. 

Lisaks proovisime läbi ka teisi tööajaarvestuse tarkvarasid, kuid need lahendused jäid meie vajadustele kitsaks. Puudus terviklik vaade ja süsteemne lähenemine. Meie tööprotsessid nõuavad lahendust, kus on võimalik hallata tööaega, puhkuseid, dokumente ja suhtlust töötajatega ühes kohas. Seda varasemad tööriistad lihtsalt ei pakkunud.

Kui tööprotsessid on keerulised ja hajutatud, ei piisa poolikutest lahendustest. Vaja on süsteemi, mis on usaldusväärne ja toimib edukalt nii juhtide kui ka töötajate tasandil.

Miks otsustasime muutuse kasuks?

Otsus Wemply tööaja ja personalihaldusega edasi liikuda sündis soovist muuta töökorraldust läbipaistvamaks ja ajasäästlikumaks. Meie eesmärk oli luua ühtne lahendus, kus tööajad, puhkused ja dokumendid on hallatavad ühes kohas. Lisaks oli oluline, et süsteem töötaks hästi ka mobiilis.

Meie töötajad liiguvad objektide vahel ja nende jaoks on kriitiline, et tööaega saab registreerida kiiresti ja mugavalt just seal, kus nad parasjagu viibivad. Ei saa eeldada, et meie töötaja peab tööaja kirjapanekuks kontorisse või eraldi arvutisse minema. Tänapäeva tööelu vajab paindlikkust ja Wemply just seda võimalust meile seekord pakkus.

Kasutuselevõtu kogemus

Seekordne kasutuselevõtt kulges sujuvalt ja arusaadavalt. Wemply tiim pakkus tuge nii juhendmaterjalide kui ka personaalsete nõuannetega. Süsteemi loogiline ülesehitus aitas töötajatel kiiresti kohaneda ja hirm uue lahenduse ees kadus üsna ruttu.

Praegu oleme veel juurutamisfaasis. Näiteks tööajagraafikute funktsiooni ei kasuta me veel täies mahus, kuid juba katsetame seda oma juhtidega. Nii saame tagada, et kui graafikute koostamine ja haldamine lähevad igapäevasesse kasutusse, toimib kõik sujuvalt ja tõrgeteta.

Kasutuselevõtus on oluline ka see, et süsteemi kasutajaliides oleks arusaadav.  See, kui töötaja saab esimest korda sisse logides kohe aru, kuhu vajutada ja kuidas oma tööaeg kirja panna, on juba suur võit.

Parandused, mida oleme täheldanud

Wemply tõi meie tööellu mitmeid nähtavaid muudatusi. Kõige olulisemad neist on;

• Kiirem ja täpsem tööaja kinnitamine. Juhtidel on võimalik reaalajas näha, millised töötajad on objektil ja millal töö algas või lõppes.

• Puhkuste haldamine on muutunud lihtsaks ja läbipaistvaks. Töötaja saab oma puhkuseavalduse esitada süsteemis ja juht kinnitab selle mõne klikiga.

• Reaalajas ülevaade tööajast nii töötajatele kui ka juhtidele. See loob kindlustunnet mõlemale poolele ei ole enam segadust, mitu tundi töötati või kui palju puhkust on alles.

• Objektipõhine statistika annab meile võimaluse analüüsida tööaega ja pakkuda oma klientidele kvaliteetsemat teenust. Kui näeme, kuidas töö on jaotunud, saame teha paremaid otsuseid ressursside planeerimisel.

• Dokumentide ja juhendite haldamine ühes keskkonnas. Töötajale saab kiiresti vajaliku info edastada, näiteks ohutusjuhendid või uued töökorraldused.

• Suhtlus töötajatega on muutunud lihtsamaks. Seiresüsteemi kaudu on võimalik edastada teateid, meeldetuletusi ja isegi õnnitlusi tähtpäevade puhul. Viimane on meie töötajate seas väga populaarne ja-loob ühtsemat meeskonnavaimu.

Mõju igapäevatööle

Kõige suurem muutus on see, et Wemply personalihaldusega on töökorraldus nüüd läbipaistvam. Juhid saavad kiiremini otsuseid teha, sest neil on alati olemas täpne info. Töötajad näevad oma tööaega ja puhkusejääke reaalajas, mis vähendab arusaamatusi.

Suhtlus dokumentide ja teadete osas on automatiseeritud, mis tähendab, et info liigub kiiremini ja kaob ära paberdokumentide vajadus.

Soovitus teistele ettevõtetele

Meie kogemus näitab, et Wemply on väärt lahendus igale ettevõttele, kus tööprotsessid on hajutatud või keerulised. Kui otsite võimalust vähendada käsitööd, muuta süsteemid läbipaistvamaks ja hoida kokku väärtuslikku tööaega, tasub kindlasti Wemply peale mõelda. Oluline on ka see, et Wemply meeskond areneb koos oma klientidega. Nad kuulavad, milliseid funktsioone on vaja, ja arendavad süsteemi vastavalt. See annab kindlustunde, et lahendus ei jää ajale jalgu, vaid liigub edasi koos turu ja tehnoloogia arenguga. Süsteem on kasutajasõbralik, hästi toetatud ja pidevalt arenev. Just selline lahendus sobib ettevõttele, kes soovib oma igapäevatöösse tuua rohkem selgust ja efektiivsust.