Uuskasutuskeskus – kuidas liikusime Excelist nutika personalihalduse suunas

Kui Uuskasutuskeskus alustas, oli meid vaid käputäis. Mõni pood, mõnikümmend töötajat, ning kogu tööajaarvestus mahtus ära Exceli tabelisse. See tundus toona täiesti piisav – andmeid oli vähe ja kõike sai käsitsi hallata. Kuid aeg liikus edasi, meie tegevus kasvas ja koos sellega kasvas ka vajadus tõhusama personalihalduslahenduse järele.

Tänaseks on Uuskasutuskeskus palju enamat kui lihtsalt mõni pood ja Exceli tabel. Meil on üle Eesti tegutsev meeskond, hulk erinevaid osakondi ja pidevalt liikuvaid inimesi, kelle töökorraldus peab olema selge ja läbipaistev. Just sellepärast sai Wemply personalihaldustarkvara meie jaoks loomulikuks sammuks arengus – sammuks, mis on toonud kaasa tohutult positiivseid muutusi ja lihtsustanud meie igapäevast tööelu.

Kuidas kõik alguse sai

Kui Wemply oli turul tegutsenud umbes aasta või kaks, märkasime, et tegemist on uue ja värske lähenemisega tööajaarvestusele. Meie jaoks oli oluline leida paindlik ja arenev partner, mitte lihtsalt tarkvara, mis teeb Exceli tööd veidi kenamas pakendis. Wemply paistis silma just selle poolest, et nad kuulasid kliente ja arendasid oma süsteemi nende tagasiside põhjal.

See mõtteviis sobis meie väärtustega ideaalselt. Meie, Uuskasutuskeskuses, usume koostöösse ja pidevasse arengusse. Nii otsustasimegi Wemplyga liituda – mitte ainult kui kasutaja, vaid kui partner, kes aitab kaasa lahenduse arengule ja täiustumisele.

Miks personalihaldus Excelis enam ei toiminud

Alguses oli tööajaarvestus Excelis lihtne ja isegi mugav. Kuid mida rohkem kauplusi ja töötajaid lisandus, seda rohkem kasvas ka andmete maht. Tekkisid erinevad versioonid, failid liikusid meilitsi edasi-tagasi ja iga muudatus tähendas uut tabelit või uut lehte.

Ühel hetkel oli selge, et selline süsteem ei ole enam jätkusuutlik. Vigade oht suurenes, aeg kulus failide täiendamisele ja kontrollimisele ning personalitöötajate koormus kasvas.

Me vajasime ühte keskset tarkvara, kus oleksid koos tööajaarvestus, isikuandmed ja vajadusel ka palgaarvestus. Koht, kust juht saaks kiiresti näha oma meeskonna graafikut, töötaja saaks märkida puhkuse ja personaliosakond andmeid jälgida ilma kümne erineva faili vahel laveerimata.

Wemply pakkus just seda.

Wemply kasutuselevõtt – samm korraga, sujuvalt ja targalt

Wemply kasutuselevõtt Uuskasutuskeskuses kulges üllatavalt sujuvalt. Võib-olla seetõttu, et töögraafikute paindlikus meenutas paljuski Excelit. See tegi ülemineku tuttavaks ja mugavaks – keegi ei pidanud õppima täiesti uut mõtteviisi, vaid pigem täiustama olemasolevat.

Me ei avanud kohe kõiki funktsioone, vaid tegutsesime järk-järgult. Esmalt said süsteemile ligipääsu üksuste juhid, kes katsetasid tööajaarvestust ja graafikute koostamist. Kui nägime, et kõik toimib ja töö sujub, liitusid ka teised töötajad. Selline samm-sammuline lähenemine võimaldas vältida segadust ja tagas, et igaüks sai rahulikult harjuda.

Wemply meeskond pakkus meile tuge igas etapis – küsimustele vastati kiiresti, vajadusel korraldati koolitusi ning süsteemi seadistati vastavalt meie ettevõtte struktuurile. See andis kindlustunde, et oleme heades kätes.

Kuidas Wemply muutis meie igapäevast töökorraldust

Kui rääkida kõige käegakatsutavamatest muutustest, siis neid on mitmeid.

Esiteks – kiirem ja täpsem tööajaarvestus.
Tänu lühendite kasutamisele on graafikute sisestamine lihtne ja kiire. Kui varem tuli iga päev, vahetus või tööaeg käsitsi kirja panna, siis nüüd saab kõike teha mõne klikiga.

Wemply summeerimisaja funktsioon aitab tagada, et töötunnid oleksid õigesti jaotatud ning seadusega kooskõlas. See annab graafikute koostajatele kindlustunde, et süsteem aitab vigu vältida.

Teiseks – läbipaistev puhkuste haldus.
Kalendrivaates on lihtne näha, kes millal puhkab ja kuidas see mõjutab kogu meeskonda. Puhkusegraafikute kinnitamine on muutunud kiiremaks ning juhid saavad muutusi jälgida reaalajas.

Kolmandaks – parem kommunikatsioon ja dokumentide haldus.
Töökorralduse ja tööohutuse alane dokumentatsioon on nüüd ühes kohas ja digitaalselt kättesaadav. Iga töötaja saab oma dokumentidele ligi igal ajal – olgu ta poes, kontoris või kodukontoris.

See on vähendanud arusaamatusi ja säästnud aega. Kui varem tuli teinekord paberdokumente taga otsida, siis nüüd on kõik kättesaadav mõne klikiga.

Paberilt digisse – sujuv üleminek

Kuigi Wemply personalihaldus tõi kaasa suure digitaliseerimise, ei ole me veel kõiki funktsioone jõudnus kasutam hakata.

Liigume samm-sammult tuleviku suunas. Meil on plaanis lisada Wemplysse videomaterjalide lingid, et töötajad saaksid tutvuda tööohutuse ja väljaõppe juhistega omale sobival ajal ja seadmes. See oleks suur samm edasi paindliku ja iseseisva õppimise suunas.

Töögraafikute koostamine – Wemply teeb rasked asjad lihtsaks

Üks kõige suurem ajasääst tuleb kindlasti töögraafikute planeerimisest.

Kuna süsteem toetab lühendite kasutamist, saab graafiku koostada kiiresti ja mugavalt. Summeeritud tööaja arvestuse võimalus tähendab, et süsteem jälgib ise tundide ja puhkepauside õigsust. See vähendab inimlikke vigu ja aitab tagada, et kõik seadusest tulenevad nõuded on täidetud.

Lisaks on ülevaade töötajate töökoormusest selgem kui kunagi varem. Juht näeb kohe, kel on ületunde, kellel vabu päev või kellele tuleks planeerida puhkus.

Kõik see aitab tagada õiglasema tööjaotuse ja parema töökorralduse.

Tulevikuperspektiiv – kuidas plaanime Wemplyt edasi kasutada

Kuigi oleme juba palju saavutanud, näeme et meil on Wemplys veel palju kasutamata potentsiaali.

Üks järgmisi samme on uute töötajate sisseelamisprotsessi digitaliseerimine.
Praegu loome uued kasutajad personaliosakonnas, kuid tulevikus soovime, et töötaja saaks oma andmed ise süsteemi sisestada. See muudaks töövoo kiiremaks, vähendaks vigade hulka ja annaks uuele töötajale kohe võimaluse süsteemiga tuttavaks saada.

Samuti plaanime kasutada Wemply keskkonda laiemalt õppematerjalide ja juhiste jagamiseks, et kogu info töötaja jaoks oleks ühes kohas.

Mis on olnud Wemply suurim väärtus meie jaoks

Kõige suurem väärtus, mida Wemply on Uuskasutuskeskusele toonud, on selgus ja usaldusväärsus.

Me ei pea enam muretsema, kas andmed on õiged või kus fail parasjagu asub. Kõik vajalik info on ühes süsteemis, ligipääsetav ja ajakohane. See on vabastanud tohutult aega, mida saame nüüd kasutada sisulisemate teemade jaoks – näiteks töötajate arengu, koolituste ja töötingimuste parendamise nimel.

Lisaks on süsteem väga intuitiivne ja kasutajasõbralik. Ka need töötajad, kes pole varem digilahendusi kasutanud, on Wemplyga kiiresti harjunud.

Wemply kui koostööpartner, mitte pelgalt tarkvara

Üks asi, mida tahame kindlasti rõhutada, on Wemply meeskonna avatud ja koostööaldis suhtumine.

Kui paljud teised teenusepakkujad jäävad oma arendustes kinni kindlatesse raamidesse, siis Wemply kuulab oma kasutajaid päriselt. Kui tekib idee, kuidas midagi võiks lihtsamaks muuta, siis arutatakse seda ja sageli jõuabki see uuendus varsti süsteemi.

See annab tunde, et oleme osa millestki suuremast – ühisest arengust, kus iga klient saab anda oma panuse.

Soovitus teistele ettevõtetele

Kui te tunnete, et Exceli tabelid ja käsitsi tööajaarvestus võtavad liiga palju aega, tekitavad segadust või ei kasva enam koos teie ettevõtte vajadustega, siis Wemply on lahendus, mida tasub kaaluda.

See sobib eriti hästi neile, kes otsivad paindlikku ja kasvavat lahendust, mitte jäika programmi. Wemply ei paku lihtsalt valmis paketti, vaid võimalust luua just selline süsteem, mis sobib teie ettevõtte töökorralduse ja meeskonna eripäradega.

Uuskasutuskeskuses oleme kogenud, et mida rohkem kasutajad tagasisidet annavad, seda paremaks süsteem muutub. Seetõttu usume, et ettevõtete koostöö ja ühine panus aitab Wemplyl areneda veelgi kasutajasõbralikumaks ja funktsionaalsemaks.

Kokkuvõtteks

Kui meenutada aega enne Wemply kasutuselevõttu, tundub uskumatuna, et saime üldse hakkama Exceli tabelitega. Tänaseks on tööajaarvestus, puhkuste haldus ja personalihaldus selge, läbipaistev ja digitaalselt kättesaadav igale töötajale.

Meie töökorraldus on muutunud kiiremaks, täpsemaks ja stressivabamaks.
Juhtidel on selge ülevaade, personaliosakonnal on vähem käsitööd ja töötajatel rohkem iseseisvust.

Kõige olulisem on aga see, et Wemply ei ole lihtsalt tööriist. See on partner, kes kasvab koos meiega, kuulab ja aitab luua lahendusi, mis teevad tööelu lihtsamaks.

Wemplyga liitumine on olnud meie jaoks otsus, mis on toonud reaalseid tulemusi – nii aja kokkuhoiu, parema töökorralduse kui ka töötajate rahulolu näol.

Ja kui keegi täna küsiks, kas valiksime Wemply uuesti – vastus oleks kindel jah.

„Wemply aitab meil keskenduda sellele, mis päriselt oluline – inimestele, mitte paberitele.“

– Uuskasutuskeskuse meeskond