Verston: Wemply personalihaldus tõi selguse ja lihtsuse
Verston Eesti OÜ on midagi palju enamat kui pelgalt teedeehitaja ja hooldaja. Verston ei ehita lihtsalt teid vaid nad loovad ühendusi, mis muudavad kogukondi, tõstavad elukvaliteeti ja hoiavad keskkonda tulevaste põlvkondade jaoks. Nende töös kohtuvad tipptasemel tehnoloogia, innovatsioon ja rohelised väärtused, aga kõige keskmes on alati inimene.
Järgnevas loos räägib Verstoni Eesti OÜ personaliinfosüsteemi peakasutaja Kristiina Kajak oma teekonnast toimiva ja digitaalse personalihalduseni
Mis oli peamine põhjus või vajadus, mis ajendas teid otsima lahendust nagu Wemply personalihaldus?
Peamine ajend uue personalilahenduse otsimiseks oli soov luua puhkuste ja puudumiste haldamise süsteem, mis oleks läbipaistev ja kasutajasõbralik nii töötajatele kui ka juhtidele.
Varasemalt oli puhkuste ja puudumiste haldamine korraldatud valdkonniti erinevalt, mis tekitas ebaühtluse ja raskendas ettevõtteülest ülevaadet. Kuigi kasutuses oli spetsiaalne tarkvara, ei vastanud see paljude kasutajate ootustele – see oli keeruline, ebaloogiline ning ei andnud vajalikku paindlikkust.
Juhtidele tähendas see sageli puudulikku infot töötajate puudumiste kohta, mille tõttu oli keeruline teha ressursipõhist planeerimist. Samuti puudus personaliosakonnal reaalajas ligipääs kogu organisatsiooni hõlmavale infole, mis tõstis töömahtu ja andis suurema eksimisvõimaluse tasustamisel.
Wemply kasutuselevõtt aitas need probleemid lahendada – süsteem koondas kogu puhkuste ja puudumiste halduse ühte kohta ning lõi selge, ajakohase ja usaldusväärse andmekeskkonna nii töötajatele, juhtidele kui ka raamatupidamisele.
Kuidas kulges Wemply kasutuselevõtt teie jaoks – kas protsess oli lihtne ja arusaadav?
Wemply kasutuselevõtt kulges meie jaoks ootamatult sujuvalt. Suur roll oli siin Wemply meeskonnal eesotsas Karliga, kes pakkus meile nii tehnilist tuge kui ka sisulisi soovitusi kogu protsessi vältel.
Kogu üleminek võttis aega umbes ühe kuu ja sisaldas järgmisi etappe:
olemasolevate andmete ettevalmistamine ja sisestamine,
puhkuste ajaloo ületoomine ja eri puhkuseliikide seadistamine,
ettevõtte struktuuri sisestamine,
juhtide koolitamine,
töötajate teavitamine ja juhendamine,
Slacki integreerimine puhkuseavalduste ja töövahendite kinnituste jaoks.
Oluline on mainida, et Wemply oli valmis kohanduma vastavalt meie vajadustele – olgu selleks spetsiaalsed väljad, automaatsed teavitused või andmete import. Karl vastas alati kiiresti ja aitas leida lahendusi kõigile tekkivatele küsimustele.
Millised konkreetsed muudatused või paranemised toimusid pärast Wemply kasutusele võtmist?
Wemply personalihaldus tõi endaga kaasa mitmeid olulisi parendusi, mis muutis puhkuste ja töövahenditega seotud protsessid kordades lihtsamaks ja läbipaistvamaks.
- Töötajatel on nüüd igal hetkel võimalik näha oma puhkuse jääki ja kasutust. Selle info kättesaadavus ilma kellegi käest küsimata on oluliselt suurendanud iseseisvust ja vähendanud personalispetsialistide koormust.
- Juhtidele on protsessid muutunud automaatsemaks: kui töötaja esitab puhkuseavalduse, saab juht koheselt teavituse. Sama kehtib puhkuse kinnituse ja läheneva puhkuse kohta. See aitab paremini tööülesandeid ümber jagada ja tiimiressursse planeerida.
- Kogu tiimil on ligipääs visuaalsele kalendrile, kus on näha, kes millal puhkab. See aitab vältida kattuvusi ja soodustab omavahelist koordineerimist.
- Lisaks on Wemply kaudu nüüd hallatav ka töövahendite ja volituste üleandmine. Kõik tööriistad, sülearvutid, tööriided ja muu varustus on seotud konkreetse töötajaga ning süsteemis on näha, kes on need vastu võtnud ja kes kinnitanud. See lihtsustab oluliselt töövahendite tagastamise ja jälgimise protsesse.
Olulise väärtusena tooksime välja ka võimaluse luua ettevõttele spetsiifilisi lisavälju – näiteks tööriietuse suuruse või töötaja asukoha kohta. Kõike seda saab ise seadistada ilma lisaarendust tellimata, mis annab juurde palju paindlikkust.
Kuidas on Wemply mõjutanud teie igapäevast töökorraldust või meeskonnatööd?
Wemply personalihaldus on muutunud meie igapäevases töös esmaseks personaliga seotud infoallikaks. Oluline info töötajate kohta – puhkused, kontaktid, volitused, töövahendid, dokumendid – on nüüd ühes kohas ja alati ajakohane.
See tähendab, et juhtidel, personaliosakonnal ja ka uutel töötajatel on kogu vajalik info kohe olemas ning ei ole enam vajadust otsida infot Exceli tabelitest või küsida eri osakondadest.
Uute töötajate tööle asumine ja lahkumise protsessid on saanud märksa sujuvamaks. Samuti on kogu tiimi vahel parem koostöö, kuna info on läbipaistev ja kergesti kättesaadav.
Mida ütleksite teistele ettevõtetele, kes kaaluvad Wemply kasutuselevõttu?
Meie kogemus on olnud igati positiivne ja oleme oma soovitusi jaganud ka teiste ettevõtetega, kes tänaseks juba kasutavad Wemplyt.
Kui teie ettevõttes on personaliga seotud info laiali mitmes kohas, erinevates failides või süsteemides, siis soovitan kindlasti ühendust võtta Wemply tiimiga. Nad oskavad hästi kaasa mõelda ja aitavad luua lahenduse, mis sobib just teie ettevõttele.
Wemply personalihaldus ei ole lihtsalt tarkvara – see on tööriist, mis aitab luua süsteemsuse, läbipaistvuse ja kindluse kogu personalitöös.