VIA 3L kogemus Wemply tööajaarvestus- ja personalihaldustarkvaraga

Igas kasvavas ettevõttes tuleb ühel hetkel kätte moment, kus senised töövõtted enam ei kanna. Mitte sellepärast, et inimesed ei pingutaks, vaid seetõttu, et töömaht, info hulk ja igapäevased küsimused kasvavad lihtsalt liiga suureks. VIA 3L jaoks saabus see hetk personalihalduse ja tööajaarvestuse vaates enne Wemply tarkvara kasutuselevõttu.

Ligikaudu 200 töötajaga ettevõttes ei ole tööajaarvestus ja personalihaldus enam ainult dokumentide haldamine. See on pidev infovahetus, küsimustele vastamine, puhkuste jälgimine, tööriiete arvestus, tervisekontrollide meeldetuletused ja palju muud. Kui need tegevused on jaotatud mitme erineva lahenduse vahel, muutub ka kõige motiveeritum personaliosakond lõpuks kitsaskohaks.

Just sellest olukorrast algas VIA 3L teekond Wemply tarkvara juurde.

Tööajaarvestus ja personalihaldus enne Wemply kasutuselevõttu

Enne Wemply kasutuselevõttu oli tööajaarvestus ja personalidokumentide haldus VIA 3L OÜ-s killustunud mitme erineva tarkvaralahenduse vahel. Suurem osa vastutusest langes personaliosakonnale, kes pidi hoidma tervikpilti koos süsteemidest, Exceli tabelitest ja paberdokumentidest.

Eriti keeruline oli puhkuste haldamine. Puhkuseavaldused esitati paberkandjal, mis tähendas, et info liikus aeglaselt ja sageli ka ebatäpselt. Töötajatel puudus igapäevane ülevaade oma puhkusejäägist, kasutatud puhkusepäevadest või tulevastest puudumistest. Kui keegi soovis teada, mitu puhkusepäeva tal alles on, tuli pöörduda kas otsese juhi või personaliosakonna poole.

Selline töökorraldus tekitas paratamatult arusaamatusi. Näiteks vaidlusi puhkusejäägi üle või olukordi, kus töötaja eeldas, et avaldus on kinnitatud, kuid tegelikkuses see personaliniosakonnani ei jõudnudki. Ligikaudu 200 töötajaga ettevõttes muutusid korduvad küsimused puhkuste ja puudumiste kohta personaliosakonna jaoks ajamahukaks ning väsitavaks.

Lisaks puhkustele tuli eraldi hallata ka tööriiete arvestust, isiklikke dokumente ja tervisekontrolle. Paljud neist tegevustest toimusid käsitsi peetavates Exceli tabelites, mis nõudsid pidevat uuendamist ja kontrolli.

Miks tekkis vajadus uue tööajaarvestuse lahenduse järele?

Peamine vajadus, mis ajendas uut lahendust otsima, oli soov koondada personalihaldus ja tööajaarvestus ühte süsteemi. Eesmärk ei olnud ainult personaliosakonna töö lihtsustamine, vaid kogu ettevõtte töökorralduse muutmine efektiivsemaks, läbipaistvamaks ja kaasaegsemaks.

Sooviti liikuda võimalikult paberivaba lahenduse suunas. Paberil avaldused, allkirjad ja käsitsi sisestatud andmed ei toetanud enam ettevõtte tegelikke vajadusi. Samuti oli oluline, et töötajad saaksid rohkem iseseisvust ning ligipääsu oma andmetele ilma, et peaksid iga küsimuse puhul personaliosakonna poole pöörduma.

Uus lahendus pidi andma töötajatele võimaluse igapäevaselt jälgida:

• oma töögraafikuid

• puhkuseid ja puudumisi

• väljastatud tööriideid

• isiklikke dokumente

Esimesed mõtted ja kahtlused Wemply kasutuselevõtu eel

Nagu iga uue süsteemi juurutamisel, tekkis ka Wemply kasutuselevõtul alguses küsimusi ja kõhklusi. VIA 3L-s töötab inimesi väga erinevatest vanuserühmadest, sealhulgas ka pensioniealisi töötajaid. Üks suurimaid murekohti oligi see, kas kõik töötajad saavad elektroonilise lahenduse kasutamisega hakkama.

Kas süsteem on piisavalt loogiline?
Kas info sisestamine on arusaadav ka neile, kes ei kasuta igapäevaselt nutirakendusi või digikeskkondi?

Need küsimused olid täiesti põhjendatud.

Wemply kasutuselevõtt ja töötajate väljaõpe

Pärast töötajatele korraldatud väljaõpet selgus aga üsna kiiresti, et hirm oli asjatu. Wemply tarkvara osutus ootamatult lihtsaks ja kasutajasõbralikuks ka vanema generatsiooni jaoks. Süsteemi loogiline ülesehitus aitas töötajatel samm-sammult uue keskkonnaga harjuda.

Muidugi ei juhtu ükski muudatus üleöö. Iga uus lahendus vajab aega, et täielikult toimima hakata. Töötajaid tuli korduvalt juhendada, meelde tuletada ja julgustada. Kuid üks oluline otsus kiirendas harjumist märgatavalt – puhkuseavaldusi sai edaspidi esitada ainult Wemply kaudu.

Kui alternatiivi enam ei ole, tuleb lihtsalt proovida. Ja nii said kõik töötajad samm-sammult hakkama 

Algfaasis esines ka mõningaid tehnilisi tõrkeid, kuna süsteemi tuli kohandada ettevõtte spetsiifiliste vajadustega. Kuid koostöö Wemply meeskonnaga oli sujuv ning küsimustele leiti kiiresti sobivad lahendused. Tänaseks on VIA 3L kasutanud Wemplyt juba üle aasta ning kogemus on olnud positiivne.

Millised muutused toimusid pärast Wemply kasutuselevõttu?

Kõige suurem võit on olnud ajasääst – ja seda kõigi osapoolte jaoks. Töötajatel on nüüd pidev ligipääs oma töösuhtega seotud andmetele. See vähendab oluliselt vajadust pöörduda lisainfo saamiseks juhi või personaliosakonna poole.

Personaliosakonna töö on muutunud struktureeritumaks ja rahulikumaks. Kui varem tuli vastata kümnetele korduvatele küsimustele, siis nüüd leiavad töötajad suure osa vastuseid ise.

Lisaks automatiseerib Wemply mitmeid protsesse, mis varem toimusid käsitsi. Näiteks tervisekontrollidega seotud meeldetuletused, mida varem hallati Exceli tabelite abil. Süsteemne lähenemine tähendab, et midagi ei jää enam juhuse hooleks.

Oluline muutus on ka see, et juhi poolt unustatud, kaotatud või hilinenud avaldused ei ole enam probleemiks. Kõik toimingud on süsteemis jälgitavad, ajaliselt fikseeritud ja läbipaistvad.

Kuidas Wemply on mõjutanud igapäevast töökorraldust?

Igapäevane töökorraldus on muutunud oluliselt efektiivsemaks ja läbipaistvamaks. Töötajatel on kogu vajalik info alati kättesaadav, sõltumata ajast või kohast. See annab kindlustunde ja vähendab stressi.

Teadmine, et vajalik info on vaid kliki kaugusel, võimaldab töötajatel keskenduda oma põhitööle, mitte kulutada aega info otsimisele või personalitöötaja tagaajamisele.

Ka juhid saavad parema ülevaate meeskonna puudumistest, töökorraldusest ja ajaplaanidest, mis aitab teha teadlikumaid otsuseid ja planeerida tööd realistlikumalt.

Läbipaistvus ja vastutus kogu meeskonnas

Wemply kasutuselevõtt on suurendanud ka vastutustunnet. Kui info on kõigile nähtav ja selgelt struktureeritud, väheneb segadus ja suureneb usaldus. Töötajad tunnevad, et neil on kontroll oma andmete üle ning personaliosakond saab keskenduda sisulisematele teemadele.

Selline läbipaistvus toetab paremat koostööd ning loob selgema töökorralduse kogu ettevõttes.

Soovitus teistele ettevõtetele, kes kaaluvad Wemply kasutuselevõttu

Aeg on paratamatult üks meie väärtuslikumaid ressursse. See kaob pidevalt ja kusagilt seda juurde ei tule. Kui meil on võimalus säästa aega rutiinsete ja väiksemate tegevuste arvelt, siis tasub seda võimalust kasutada.

Kokku hoitud aega saab suunata tegevustesse, mis loovad rohkem väärtust – olgu selleks töötajate arendamine, parema töökeskkonna loomine või ettevõtte strateegiline kasv.

Kaasaegsed töövahendid tasub kasutusele võtta enne, kui olemasolevad lahendused hakkavad pidurdama ettevõtte arengut. Wemply tarkvara on VIA 3L OÜ jaoks olnud samm selgema, läbipaistvama ja tõhusama personalihalduse suunas.